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e) correta.
Registro é o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle. Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
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Gabarito: E
PROTOCOLO
Durante a fase corrente, os documentos se caracterizam por sua grande freqüência de
consulta e por sua movimentação (tramitação) constante. É necessário, portanto, que a instituição adote mecanismos
capazes de controlar esta tramitação, de forma a permitir a localização de um documento, quando necessário. Esta
atividade de controle é conhecida como protocolo, que e constituído pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondência que chega na instituição;
- Separação da correspondência particular da correspondência oficial (da instituição);
- Distribuição da correspondência particular para os destinatários;
- Separação da correspondência de caráter ostensivo da correspondência sigilosa;
- Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários;
- Abrir a correspondência ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando identificar o destinatário (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados básicos do documento em um sistema de controle ou ficha de
protocolo);
- Efetivar a autuação dos processos (inserção de capa, onde serão registrados os dados básicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatários internos (distribuição) ou externos
(expedição);
- Controle da tramitação ou Movimentação, feita normalmente através de sistema informatizado ou livros de
protocolo.
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O registro consiste em formalizar o recebimento de determinado documento arquivístico dentro de um sistema de gestão arquivística de documentos por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Ele tem por objetivo precípuo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido bem como facilitar sua localização, recuperação e acesso.
[ http://www.arquivologiaparaconcurso.com ]
-
R:
Registro / Autuação é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de
controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de
acompanhamento (autuação ouprotocolização).
-
Também comento:
Movimentação:
É a atividade realizada pelo
protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos,
de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar
possíveis atrasos na tramitação destes.
Controle
da tramitação: São as
operações destinadas a registrar a localização do documento dentro da
instituição. Tal controle pode ser executado por meio de cadernos de protocolo ou
por meio de sistemas eletrônicos, estes garantem maior segurança e agilidade ao
processo de controle de tramitação.
Classificação : Análise e identificação do
conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam
recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o
auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Tais
documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos
respectivos destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm
acesso restrito.
Apenas os destinatários poderão abrir estes
documentos.
Os
documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser
abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes
de serem encaminhados aos seus destinatários.
Expedição /
Distribuição: Consiste
na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a
remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição
consiste na remessa externa desses documentos.
É
a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
Chama-se
distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra
instituição.
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Mas em que universo o registro "retira do documento elementos para sua localização" ????????????
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Muito estranho...pra mim se trata da TRAMITAÇÃO, onde é retirada informação do documento para a sua localização na instituição. O REGISTRO atribui esse número identificador, mas é na tramitação que ele é utilizado.
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Para que a opção "e" estivesse totalmente correta, entendo que o enunciado deveria ser:
Assinale a opção que identifica qual a rotina do protocolo que atribui ao documento elementos para sua localização.
Uma vez que no recebimento há "cadastro", atribuindo ao mesmo elemento passíveis de uma localização futura.
A Classificação seria a opção mais correta de acordo com o enunciado, uma vez que lá serão retiradas informações do documento para classificá-lo.
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Vejam a questão Q260718 que vai falar sobre o REGISTRO
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Seguem as rotinas do Protocolo:
- Recebimento - recebe os dos documentos e separa em sigiloso, particular e ostensivo. Sendo que os documentos de natureza particular e sigilosos devem ser encaminhados ao diretamente ao destinatário, já os ostensivos serão abertos e verificados.
- Classificação - identifica e codifica o assunto.
- Registro - cadastro dos dados do documento (elementos) para sua localização. Descrever dados como nome do remetente, data e assunto a que se referem.
- Expedição/ Distribuição - encaminhamento ao destinatário.
- Tramitação/Movimentação - controle da tramitação / andamento.
Portanto letra “e” - registro.