Resumos dos comentários: As três fases básicas da gestão de
documentos são: produção, utilização e avaliação/destinação.
A lei 8.159/91 defini gestão de
documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. As 3 fases básicas da gestão de
documentos são: Produção, Utilização e Avaliação.
A fase de utilização refere-se ao
ciclo percorrido pelos documentos necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
Desta conceituação podemos destacar
as quatro fases básicas da gestão de documentos:
Produção – Refere-se à elaboração dos
documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.
Utilização – Esta fase inclui as
atividades de produtos (recebimentos, classificação, registro, distribuição e
tramitação); de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária. Incluem também a elaboração de normas de acesso à
documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações
indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou
científicas das instituições.
Avaliação – É talvez a mais complexa
das três fases de gestão de documentos, desenvolvida mediante análise e
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais serão os objetos de arquivamento
permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova
e de informação para a instituição.
Destinação de documentos –
Imediatamente após a conferência da documentação transferida, deve ser
providenciada a sua limpeza e, se necessário, a sua desinfestação. Os
documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação
que lhes foi dada nos arquivos correntes. A transferência e o recolhimento são
feitos em razão da frequência de uso e objetivam racionalizar os trabalhos,
facilitando o arquivamento e localização de documentos, pois libera espaço e
economiza recursos materiais.