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Resulução 14 - CONARQ
Art. 1º Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas, deverão: a) ser previamente identificados, classificados, avaliados e destinados, incluindo os documentos não digitais que façam parte do conjunto a ser transferido ou recolhido, conforme o previsto em tabela de temporalidade e destinação de documentos, ou plano de destinação aprovados pelas instituições arquivísticas na sua esfera de competência e de acordo com a legislação vigente;
b) ter asseguradas a sua integridade e confiabilidade, por meio da adoção de procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção ou perda de dados;
c) vir acompanhados de termo de transferência ou de recolhimento, conforme as normas da instituição arquivística na sua esfera de competência;
d) vir acompanhados de listagem descritiva que permita a identificação e controle dos documentos transferidos ou recolhidos, conforme anexo I dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística para fins de prova e informação;
e) vir acompanhados de declaração de autenticidade, emitida pelo órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos, elaborada conforme anexo II dessa resolução, em duas vias, sendo que uma ficará permanentemente com o órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento e a outra com a instituição arquivística, para fins de prova e informação;
f) estar no(s) formato(s) de arquivo digital previsto(s) pelas normas da instituição arquivística responsável pela sua custódia; e
g) ser enviados em mídia(s) ou protocolo(s) de transmissão previsto(s) pelas normas da instituição arquivística.
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Uma pequena correção quanto ao comentário do colega, provavelmente foi erro de digitação: a referência está na Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006
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Não entendi onde fala de eliminação.
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Fiquei na dúvida.
A interpretação que fiz foi a seguinte: conforme consta da tabela de temporaliedade, nem todos os documentos serão recolhidos ao arquivo permanente; ou seja, alguns serão eliminados. Portanto, os documentos que terão este fim (eliminação) deverão ser relacionados na lista mencionada no item para fins conhecimento e registro. Pelo menos foi isso que eu consegui entender.
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Alguem tem a fonte ?
Que eu saiba deve-se lavrar o termo de recolhimento, ou termo de transferência, conheço até aqui.
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Encontrei isso, mas ainda fiquei intrigado com a questão:
A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução no 7 do Conarq, de 20 de maio de 1997. O registro dos documentos a serem eliminados, de acordo com a Resolução, deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos. A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados, sendo que o Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.
Gab.: CERTO
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As eliminações devem ser registradas nas listagens descritivas elaboradas para transferência e recolhimento dos documentos arquivísticos digitais. Resposta: Certo.
Comentário: conforme a Resolução nº 24 Conarq, Art. 1º, “d”, as eliminações de documentos devem ser registradas em listagem descritiva.
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A resposta dessa questão está no Anexo I, da Resolução CONARQ n. 24. São muuuitos os elementos que devem ser registrados nas listagens descritivas. Vai ficar grande, mas preferi colocar tudo aqui.
ANEXO I
Elementos essenciais para a elaboração da listagem descritiva para transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais
a) órgão ou entidade responsável pela transferência ou recolhimento dos documentos arquivísticos;
b) órgão ou entidade responsável pela produção e acumulação dos documentos arquivísticos, caso seja diferente do responsável pela transferência ou recolhimento;
c) tipo e quantidade de mídias utilizadas e o volume total de dados em bytes;
d) identificação dos formatos de arquivo digital;
e) metadados necessários para a interpretação e apresentação dos documentos, tais como a estrutura da base de dados, o esquema HTML e o esquema de metadados;
f) registro de migrações e datas em que ocorreram;
g) registro das eliminações realizadas;
h) indicação de espécie, título, gênero, tipo, datas-limite, identificador do documento, e indicação de documentos complementares em outros suportes. No caso de transferência, indicação da classificação e do seu respectivo prazo de guarda e destinação documentos;
i) informações necessárias para apoiar a presunção de autenticidade conforme anexo II; e
j) data e assinatura do responsável pelo órgão que procede a transferência ou o recolhimento, podendo ser em meio convencional e/ou digital.
Nota: A instituição arquivística recebedora poderá definir uma listagem descritiva mais detalhada de acordo com as características da documentação a ser recolhida.
Fonte: http://conarq.gov.br/resolucoes-do-conarq/266-resolucao-n-24,-de-3-de-agosto-de-2006.html