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ALTERNATIVA "C"
Protocolo é uma das atividades de arquivo corrente, é a denominação atribuída aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição de documentos.
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Livro: Arquivologia facilitada - Teoria e Questões comentadas
Autor: João Tiago - Leonardo Reis
Edição: 2011
Atividades realizadas pelo protocolo
1) Recebimento
2) Registro e Autuação
3) Classificação
4) Expedição/Distribuição
5) Controle/Movimentação
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Lembrando que, o protocolo NÃO avalia, descarta, restaura, arquiva ou empresta documentos.
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Rotinas do setor de protocolo segundo livro "Arquivo teoria e pratica - Marilena Leite Paes Cap 4 - Gestão de Documentos pg 55"
R ecebimento
C lassificação
R egistro
M ovimentação
* Eu tenho esse livro, por sinal em pdf com qualidade, quem quiser só entrar em contato. Ah é gratis!
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ROTINAS DAS ATIVIDADES DO PROTOCOLO:
1.RECEBIMENTO: É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas. Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade.
2.CLASSIFICAÇÃO: Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
3.REGISTRO / AUTUAÇÃO: É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).
4.EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO: É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
5. CONTROLE DA TRAMITAÇÃO / MOVIMENTAÇÃO: É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.
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BIZU: REcebimento CLAssificação REgistro MOvimentação
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Atividades realizadas pelo protocolo????
recebimento, registro e autuação, classificação, expedição/distribuição, controle/moviementação.
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ATIVIDADES DA ROTINA DE PROTOCOLO
Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro:
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a expedição consiste na remessa externa desses documentos.
Tramitação (Controle e movimentação)
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
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Resolução: a preparação não é uma rotina de protocolo.
Resposta: C