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Registro e movimentação
Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.
PASSOS ROTINAS
1 Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).
2 Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedência e assunto (quando for o caso).
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.
5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas numéricas o novo destino.
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.
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Receber a correspondência; Separar a correspondência oficial da particular; Abrir a correspondência ostensiva - Recebimento e Classificação
Expedir o original com os anexos - Expedição
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Arquivar em ordem numérica-cronológica(número de processo e ano de autuação) para a primeira via, na segunda via em ordem alfabética e terceira via por código.
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ROTINAS DAS ATIVIDADES DO PROTOCOLO:
1.RECEBIMENTO: É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à instituição por outras empresas. Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade.
2.CLASSIFICAÇÃO: Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados,
classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes
de serem encaminhados aos seus destinatários.
3.REGISTRO / AUTUAÇÃO:
É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).4.EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO: É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.
5. CONTROLE DA TRAMITAÇÃO / MOVIMENTAÇÃO: É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes.
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Comentários inúteis e confusos por parte dos colegas.
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GABARITO LETRA B
a) Receber a correspondência. (atividade de recebimento/classificação)
b) Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica. (atividade de registro/controle)
c) Separar a correspondência oficial da particular. (atividade de recebimento/classificação)
d) Expedir o original com os anexos. (atividade de expedição)
e) Abrir a correspondência ostensiva. (atividade de recebimento/classificação)
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GABARITO LETRA B
1 -Receber a correspondencia - (atividade de recebimento/classificação)
2 - Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica. (atividade de registro/controle)
3 - Separar a correspondência oficial da particular. (atividade de recebimento/classificação)
4 - Expedir o original com os anexos. (atividade de expedição)
5 - Abrir a correspondência ostensiva. (atividade de recebimento/classificação)
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Olá estudante, não se guie pelos comentários, busque materiais. Muito dos estudantes simplesmente erram, olham a resposta e argumentam.
Existem casos onde o gabarito está incorreto e pessoas justificam!