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1 ª Fase ( Produção)
Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. Recomenda-se, nesta fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo .
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2 ª Fase ( Ut ilização)
Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrat iva, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de cont role relacionados às at ividades de protocolo e às
técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O arquivamento também será controlado nesta etapa. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a
implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
3 ª Fase ( Avaliação e Destinação)
Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
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Classificação, avaliação, registro e controle da tramitação dos documentos de arquivo são atividades vinculadas à gestão de documentos, independentemente do suporte destas informações.
by neto..
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Gestão arquivística de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Como a gestão de documentos é realizada tanto em documentos convencionais ou digitais, a questão está certinha :)