Questão 140650

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: ANATEL
• Ano: 2009
• Provas: CESPE - 2009 - ANATEL - Técnico Administrativo
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Arquivamento; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário

Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido, geralmente, como arquivo morto.

Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do setor público.

A análise cuidadosa do gênero e da natureza dos documentos que chegam a um órgão público ou que dele saem é suficiente para se determinar a escolha dos métodos principal e auxiliares de arquivamento a serem adotados na organização da documentação corrente.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: E

Comentários

• Sem dúvida a análise do gênero e da natureza dos documentos são importantes,no entanto não são suficientes para determinarem a escolha dos métodos de arquivamento.Um fator importante na escolha do método é a atividade desenvolvida pelo órgão.
• A escolha do método de arquivamento baseia-se na análise da:
   -Natureza dos Documentos
  -A estrutura Organizacional.
  

• Para determinar um método mais adequado ao arquivamento de documentos é importante conhecer a sua natureza, mas, também, a estrutura da entidade em que serão arquivados. A escolha do método baseada somente no tipo de documento pode não ser adequado ao espaço físico disponível para acondicionamento na instituição.

•  um detalhe muito importante em provas da cespe. muita atençao a expressão  ( é suficiente ) que quer dizer : Que satisfaz, que basta ou é bastante.; BASTANTE. foi analisando esta expressão que acertei a questão. dicas de cursinho.

• Cuidado com expressões restritivas: é suficiente, somente, basta, etc,,,

  Assim, para um método mais adequado ao arquivamento de documentos é importante conhecer a sua natureza, mas, também, a estrutura da entidade em que serão arquivados.

• Complementando:
  
  

  Quanto ao gênero

  • Textuais: Documentos impressos e manucritos.
  • Cartográficos: Documentos com representações geográficas.
  • Iconográficos: Documentos que contém imagens estáticas (fotos).
  • Filmográficos: documento áudio-visual.
  • Sonoros: Documentos contendo registros fonográficos.
  • Micrográficos: Microfilme e microficha.
  • Informáticos: HD, disquete, CD etc.
  
  
  

  Quanto à natureza do documento:

  • Especial: mantém documentos que requerem cuidados especiais para sua conservação.
  • Especializado: guardam documentos de áreas específicas do conhecimento.
• Pessoal, 
  
  Para que se possa escolher os métodos de arquivamento é necessário avaliar:
  
  1. Suporte: material sobre o qual as informações são registradas;
  2.Forma: Estágio de preparação e de transmissão de documentos;
  3.Formato: Configuração física de uma suporte;
  4.GêNERO: Confirguração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento;
  5. Espécie: natureza do documento;
  6.Tipo: confirguração que assume de acordo com a espécie. 
• Métodos de Arquivamento:
  A escolha baseia-se somente na:
  1. Natureza dos documentos;
  2. Estrutura organizacional (cada setor tem um critério ou um método específico para guardar o documento
• O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a serem utilizados pela instituição.
  Todos os documentos serão arquivados seguindo a logística e a orientação do Plano.
  Os PLanos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para
  este fim, chamada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
  
  
  Fonte : curso de arquivologia. Mayko Gomes. Ponto dos Concursos.
• ERRADO
  
  Segue abaixo uma questão parecida, que pode responder o erro dessa.
  
  
  
  Q17484 •   Prova(s): CESPE - 2009 - ANAC - Técnico Administrativo

  Ver texto associado à questão

  O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organização que os produz ou recebe.
  
  gabarito: CERTO

• Não tem o método certo para ordenar tal documento. E sim considerar a natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.
  A instituição poderá utilizar quantos métodos forem necessários.
  
  ERRADO

• Marilena:

  [...] Dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou número.

  Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares.

  Fonte: Livro Arquivo: teoria e prática (ed 3, pág 40)