a) adotar sistemas de normalização e organização do sistema de gerenciamento de documentos, com base na concepção de arquivo total e nos princípios de responsabilidade, privacidade, segurança e acessibilidade à informação. (CORRETO).
b) armazenar, mesmo que indiscriminadamente, documentos produzidos, pelo reduzido risco de se perder registros e informações de valor permanente ou de relevância para a administração, além da facilidade de recuperá- los, se for necessário. (SÓ DEVEM SER ARQUIVADOS OS DOCUMENTOS QUE PASSAREM PELO PROCESSO DE AVALIAÇÃO)
c) manter os controles de movimentação de documentos inalterados por longo período de tempo, pois é desnecessária a atualização da metodologia adotada e é oneroso o acompanhamento de todos os documentos que tramitam diariamente.
d) adotar sistemas de digitalização de todos os documentos produzidos na organização como a única estratégia de uso inteligente de economia de espaço físico e redução de custos operacionais. (MESMO OS DOCUMENTOS SENDO DIGITALIZADOS ELES DEVEM PERMANECER FISICAMENTE NOS ARQUIVOS)
e) adotar medidas de preservação que resultem no total isolamento de um documento, para evitar que haja qualquer intervenção humana ou ambiental que provoque qualquer deterioração e alteração no seu ciclo de vida. (OS DOCUMENTOS ISOLADOS PERDERIAM A SUA FUNÇÃO, A SUA FINALIDADE).
A gestão de documentos é o conjunto de operações técnicas que tem como objetivo o controle do fluxo de documentos, desde sua produção até a sua destinação. Para que este controle seja efetivo, é necessário adotar sistemas que permitam o acompanhamento e intervenção, quando necessária, na metodologia e nas ferramentas utilizadas para tal, considerando que todos os colaboradores da instituição possuem responsabilidades nesta política. Então está correta a alternativa de letra "A".
B - Não deve haver armazenamento indiscriminado, pois sem controle não há gestão de documentos.
C - Sempre deve haver atualização dos métodos e ferramentas empregados na gestão de documentos.
D - A digitalização, apesar da sua utilidade no acesso à informação, não é a única opção para economia. Também podem ser adotados revisão de procedimentos, microfilmagem, produção de documentos digitais, etc.
E - Não é possível isolar totalmente um documento do ambiente ou evitar o seu uso. Por mais que estes sejam fatores de degradação, o máximo que se pode fazer é reduzir seus efeitos negativos.
Gabarito do professor: Letra "A"