Gab LETRA D
Inspeção: proceder à leitura do ultimo despacho verificando
se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma
rotina de trâmite pré-estabelecida.
Analise:
determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências
cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado
pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrera nesta etapa.
Arquivamento:inserir o documento na unidade de
arquivamento pré estabelicida.Recomenda-se muito cuidado,nesta etapa, pois o
arquivamento inadequado de um documento impossibilitará a sua localização.
Ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação,separando-os por guias de ordenação(fichas),em escaninhos ou classificadores;
Emprestimo
ou consulta: retirada do documento do arquivo para empréstimo,fornecimento
ou informação ou para realização de um juntada,aconselha-se a utilização de gui-fora em substituição do
documento,indicando para quem foi emprestado data e setor ou a que outro
processo foi juntado.
Espero ter ajudado
"Sou mais um que dia após dia coloca um tijolo no meu particular
castelo de conhecimento. Um dia se Deus quiser, eu chego lá."
Gabarito D
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado,
obedecendo às seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a
classificação atribuída será mantida ou alterada.
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um
mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter
reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente
para o arquivamento.
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter
muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem
possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação ocorre quando
processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: emprestar aos usuários; prestar informações; efetuar uma juntada.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf