Alguns conceitos da publicação: Guia de Boas Práticas de Comunicação em Feiras e Eventos (ABRACOM):
A divulgação no período pré-evento
Reunião de briefing com o organizador da feira ou evento É necessária uma preparação prévia para a reunião de briefing com o organizador, quando todas as informações relevantes sobre o evento são transmitidas.
Envio de press-kit à imprensa - A divulgação do press-kit deve ser realizada com antecedência de aproximadamente três semanas ao evento, atingindo veículos de comunicação de todo o Brasil e, se necessário, versões adaptadas para agências de notícias/imprensa de outros países. Essa antecedência é importante para chamar a atenção da imprensa para o evento, propiciando a geração de notas/matérias de aquecimento, antes da realização do evento.
A divulgação durante o evento
Mural – principais clipping afixados – Para que todos os envolvidos no evento possam acompanhar as notícias já publicadas/ divulgadas na imprensa antes e durante a realização do evento. Esse quadro será usado também para a colocação de avisos gerais para a imprensa.
Ficha de balanço – a ser usado no caso de feiras. Esta será entregue às assessorias dos expositores no último dia do evento. Esta ferramenta de trabalho irá auxiliar no levantamento de informações relevantes para a divulgação do pós-evento.
Boletins - Os boletins são divulgados periodicamente, de acordo com a necessidade. Nos boletins são transmitidas as informações mais relevantes levantadas ao longo do evento, visando a geração de notas/ matérias e a atenção da imprensa para o evento e seus participantes.
Balanço - Para indicar o porte, crescimento e outras informações que 23 demonstrem o sucesso do evento, a assessoria de imprensa contratada deve elaborar um balanço, com informações relevantes, como: participação, crescimento comparativo ao ano anterior (quando for o caso), movimentação de valores, negócios fechados, parcerias e depoimento do responsável pela feira/evento.
A divulgação no pós-evento
Fechamento de relatório - Após o evento, é elaborado um relatório de trabalho espec ificando todas as ações realizadas antes, durante e após o evento. O relatório é fechado cerca de 20 a 30 dias após o térm ino do evento, contendo as matérias/notas publicadas na imprensa sobre o evento.
Fonte: http://www1.abracom.org.br/cms/opencms/abracom/pt/uploads/pdf/Boas_Praticas_Feiras_e_Eventos.pdf