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Os instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes são os seguintes, nessa ordem de prioridade, como ensina Bellotto, em seu livro Arquivos Permanentes: tratamento documental:
1 – Guia: Na família dos instrumentos de pesquisa, o guia é o mais abrangente e o mais “popular”, pois está vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especificamente os consulentes típicos de um arquivo: historiadores e administradores. O guia de arquivo tem por finalidade propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõe e as fontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito com espírito prático.
2 – Inventário: É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo. É um instrumento do tipo parcial, trazendo descrição sumária e não analítica, esta própria do catálogo.
3 – Catálogo: É o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem da classificação.
4 – Repertório: Também chamado de catálogo seletivo, é um instrumento de pesquisa que traz uma “relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente”.
5 – Índices: Apontando nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética e remetendo o leitor às respectivas notações de localização, os índices podem ser parte complementar de inventários ou catálogos analíticos, ou ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos.
6 – Edição de fontes: A edição de textos históricos ou fontes documentais compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou informativos, como nos anteriormente citados, figurando o texto integral. A forma ideal é a que prevê não só o texto, mas também estudos introdutórios e fontes paralelas.
Fonte: Bellotto (2004, p. 191-218).
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Instrumentos de pesquisa básicos:
1. Guia
2. Inventário
3. Catálogo
4. Repertório
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Os instrumentos de pesquisa utilizados no arquivo permanente são, do geral para o particular:
Guia: oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos. Traz informações gerais sobre a instituição arquivística em si, como funcionamento (datas, horários, locais, etc), serviços executados (empréstimos, consultas, retauração, pesquisas, eventos, etc). responsáveis (autoridades e colaboradores do arquivo, bem como seus cargos, funções e formas de contato), acesso (endereços, transporte público que facilite acesso, etc), e principalmente sobre os conjuntos de documentos que estão ali (entidade produtora, importância para a sociedade, etc).
Inventário: descreve, de forma sumária ou analítica, as unidades de arquivamento
de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que
poderá refletir ou não a disposição física dos documentos. Em outras palavras, o inventário traz informações sobre os conjuntos de documentos que estão no arquivo, ou parte dele.
Catálogo: descreve, segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos
ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou documentos
mais fundos, de fundos forma sumária ou analítica. Em outras palavras, o catálogo descreve as unidades documentais de um conjunto de forma individualizada,
Repertório (Catálogo seletivo): descreve pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos. Em outras palavras, descreve as unidades documentais individualmente (como o catálogo), contudo reúne documentos que pertence a mais de um fundo, considerando aspectos em comum, como o assunto de que tratam, ou a data de produção, ou o local, etc).
Tabela de Equivalência: estabelece uma correspondência entre notações notações diferentes. Em outras palavras, faz anotações que mantêm as relações entre os documentos quando no arquivo permanente e o arquivo corrente.
Índice: relaciona, sistematicamente, os nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos
ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização. Em outras palavras, o índice relaciona os elementos chaves dos documentos e aponta para onde encontrá-los (índice de livro, por exemplo).
Gabarito do professor: Letra "B"
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Guia de PESQUISA " CATA LOGO, GURI!"
Catálogo;
Guia;
Repertório;
Inventário.