só para enfatizar:
GED X GDE
GED: gerenciamento eletrônico de documentos.
GDE: gerenciamento de documentos eletrõnicos.
A GED não deve ser confundida com Gestão de documentos eletrônicos (GDE), pois esta visa ao gerenciamento de documentos produzidos exclusivamente em meio eletrônico.
O GED e o GDE permitem o acesso rápido às informações desejadas, pois, normalmente, os dados e informações são acessados via web, o que torna a ferramenta ainda mais eficiente.
¨É DE BATALHAS QUE SE VIVE A VIDA, TENTE OUTRA VEZ¨.
http://www.conarq.gov.br/orientacoes-tecnicas/354-orientacoes-para-contratacao-de-sigad-e-servicos-correlatos.html
O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos é um sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Uma solução SIGAD (conjunto de procedimentos de gestão arquivística de documentos e de tecnologias da informação) pode ser implementada por um único software ou pela integração de diversos softwares.
O SIGAD abrange as fases corrente e intermediária da gestão de documentos e apoia procedimentos de preservação. Conforme disposto no art. 8º, §§ 1º e 2º, da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”; e “consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Um SIGAD não compreende as funcionalidades necessárias para a guarda de documentos permanentes, isto é, não tem por objetivo implementar todos os procedimentos de preservação digital necessários aos documentos de guarda permanente. Conforme disposto no art. 8º, § 3º, da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991: "consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados".
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) têm objetivos diferentes. Um GED é uma ferramenta que visa a apoiar e facilitar a condução de uma ou mais atividades da instituição. Já o foco do SIGAD é o controle completo do ciclo de vida do documento, desde a captura (independentemente do sistema ou ferramenta que o produziu) até a destinação final, seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos.
A eliminação de documentos no SIGAD é feita de forma controlada e de acordo com a legislação em vigor. Conforme disposto nos art. 9º e 10º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”; e “os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”.