2. Automação
O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e hardwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão documental.
Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em “escâners especiais”. Depois de digitalizados, eles são conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.
No GED, podemos listar as seguintes tecnologias relacionadas com a Arquivologia:
• Document Management – DM (Gerenciamento de documentos)
É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de protocolo se beneficiou bastante com ela.
• Document Imaging – DI (Gerenciamento da imagem dos documentos)
É a tecnologia mais divulgada do GED. Converte papel em imagem (meio físico para o digital), através do processo de digitalização, com o uso de scanners.
• Record and Information Management – RIM
É o gerenciamento do ciclo vital de um documento, não importando a mídia em que ele se insira.
• Workflow (Gestão do fluxo de trabalho)
Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas por pessoas capacitadas, e no espaço de tempo previsto.
Valenntini (2014)