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CERTO
De acordo com Marilena Leite Paes, na obra Arquivo: Teoria e Prática: “a fase de utilização de documentos inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.”
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CORRETO, pois a gestão de documentos é utilizada quando está em fase corrente e intermediária !
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Lei Federal 8.159- Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação); expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros.
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Resumindo, as fases da gestão de documentos são:
P rodução: refere-se à elaboração de documentos;
U tilização: abrange as atividades de protocolo, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária;
A valiação: visa analisar os documentos para se estabelecer seu tempo de guarda;
D estinação: fase em que os arquivos serão eliminados ou receberão arquivamento permanente.
Obs: alguns autores unem as fases de avaliação e destinação em uma só.
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Pra mim está errado, pois a atividade de arquivamento faz parte da fase de DESTINAÇÃO e não na UTILIZAÇÃO.
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Bruno, a questão fala em "arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária", portanto está sim dentro da fase de utilização. Ela está se referindo aos arquivos permanentes e intermediários, e este arquivamento ocorre na fase de utilização. Na fase de destinação, ocorre o arquivamento (recolhimento) ao arquivo permanente.
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hey cespe cespe se prepara pq eu gravei na alma uma questão que vc diz que arquivos intermediários são sem utilização, o recurso vai ser preparado e vc vai ter que responder como ele pode estar em fase de utilização se vc mesmo diz q ele é sem uso.
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Comentário:
Item perfeito. Todas as atividades acima elencadas fazem parte
da fase de utilização de documentos.
CERTO.
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Gabarito Correto
O item afirma corretamente que as atividades relacionadas à 2ª fase da gestão documental, isto é, a fase de utilização de documentos, inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Tais atividades, portanto, não guardam relação com as duas outras fases da gestão, isto é, produção e avaliação documental.
DICA DO APROVADO
Apesar de intimamente relacionadas, não confunda as fases da gestão de documentos com as fases da teoria das três idades. Para melhor visualização das fases da gestão de documentos, montamos o seguinte esquema, o PUAD, ou seja:
3 ª Fase
Avaliação e Destinação
2ª Fase
Utilização
1ª Fase
Produção
Fonte: Arquivologia Facilitada 2ª Ed.
Tudo posso Naquele que me fortalece!
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CERTO
Fases da Gestão de Documentos--> PUAD
Produção de Documentos (Primeira fase)
Utilização de Documentos (Segunda fase)
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase)
Utilização de Documentos-->Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.
FONTE: Prof Ronaldo Fonseca
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mas é que
(CESPE/CNJ/2013/Analista) O arquivamento intermediário é um dos componentes da fase de destinação de um programa de gestão de documentos. (C)
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✔️ Gab.: Certo
Fases/etapas: [PUD]
1ª Produção → elaboração do documento, gestão de formulário
2ª Utilização/conservação → protocolo, expedição, organização e arquivamento em fase corrente e intermediária
3ª Destinação → análise e avaliação dos documentos irão para arquivo permanente ou eliminação