Para o Prêmio Nacional da Qualidade de 2011, os diversos setores e ramos de atividades foram subdivididos em cinco categorias de premiação (candidatura), de acordo com o setor e o porte:
grandes empresas: organizações que possuem mais de 500 pessoas na força de trabalho;
médias empresas: organizações entre 100 e 499 pessoas na força de trabalho;
pequenas e microempresas: organizações com 99 ou menos pessoas na força de trabalho;
órgãos da administração pública federal, estadual e municipal: poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
organizações de direito privado sem fins lucrativos.
São elegíveis organizações nacionais ou multinacionais, sociedades de economia mista, abertas ou não, limitadas ou com outras formas legais, inclusive unidades autônomas de uma organização maior.
Os critérios de excelência estão desenhados não somente para servir como modelo para a avaliação do PNQ, mas, principalmente, para permitir um diagnóstico do sistema de gestão, seja qual for o tipo de organização. As informações requeridas podem ser subdivididas em três partes:
elegibilidade;
inscrição para candidatura;
relatório de gestão.
Os sistemas de gestão das candidatas são analisados criticamente pela banca examinadora de três etapas:
análise crítica individual;
análise crítica de consenso;
visita às instalações.
Todas as candidatas, incluindo as premiadas e as finalistas, recebem um “relatório de avaliação de gestão”, que informa os detalhes do processo, a distribuição percentual das pontuações globais das demais candidatas, as pontuações obtidas em cada item de avaliação, os pontos fortes do sistema de gestão apresentado e suas oportunidades para melhoria.