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GABARITO B
(CESPE - FUB - 2011) Julgue os próximos itens, relativos a procedimentos administrativos e rotinas de arquivamento.
As atividades de arquivamento incluem a inspeção ou o exame do documento, com vistas a verificar se, de fato, ele deverá ser arquivado; a ordenação, que consiste na reunião de documentos com mesma classificação, formando-se dossiês; e o arquivamento, que é a guarda do documento em local apropriado conforme a classificação a ele atribuída. GABARITO CERTO
(CESPE - EBC - 2011) A respeito do plano de classificação de documentos e das rotinas de arquivamento destes, julgue os itens subsecutivos.
A inspeção é a primeira etapa de uma operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista deve examinar cada documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. GABARITO CERTO
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*Etapas de arquivamento
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.
1. Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
2. Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.
3. Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.
4. Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
5. Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
6. Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito.
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A inspeção é no momento da classificação (protocolo);
A avaliação é para definir o prazo de guarda na tabela de temporalidade.
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I E C C O G - Sequência
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GABARITO:ALTERNATIVA "B"
Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes
• INSPEÇÃO: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
• ANÁLISE: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
• ORDENAÇÃO: dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores;
• ARQUIVAMENTO: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitará a sua localização.
• EMPRÉSTIMO OU CONSULTA: retirada do documento do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou para realização de um juntada, aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.
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Nossa resposta pode ser encontrada no
anexo à Resolução CONARQ nº 14, que trata da classificação e destinação dos documentos públicos. Vamos analisar os termos segundo esse documento:
Destinação: fim que levará o documento após cessar sua utilidade administrativa.
Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s)
mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a
classificação atribuída será mantida ou alterada.
Consulta: busca direta ou indireta da informação.
Verificação: análise do documento ou processo para averiguar qual a sua correta destinação ou providência.
Autuação: formação de processo a partir de documento inicial.
Gabarito do professor: Letra "B"
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Nossa resposta pode ser encontrada no anexo à Resolução CONARQ nº 14, que trata da classificação e destinação dos documentos públicos. Vamos analisar os termos segundo esse documento:
Destinação: fim que levará o documento após cessar sua utilidade administrativa.
Inspeção: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.
Consulta: busca direta ou indireta da informação.
Verificação: análise do documento ou processo para averiguar qual a sua correta destinação ou providência.
Autuação: formação de processo a partir de documento inicial.
Gabarito do professor(Mayko Gomes, Professor de Arquivologia, de Arquivologia): Letra "B"