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E - 2. Definições
a) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.
b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
Obs.: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).
c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo):
Esquema mnemônico no 2
corrente → corre → tramita (consulta frequente)
intermediário → transitoriedade (consulta não frequente)
permanente → preservados sempre (matéria-prima da história)
Obs.: Segundo Marilena Leite Paes, as 3 idades são complementares. Cada uma delas “corresponde a uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma organização adequada”.
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Recolhimento (para o arquivo permanente) ou Eliminação
Gab: Letra E
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QUESTÃO LETRA E
a) Guarda corrente - NÃO EXISTE - FASE CORRENTE
b) Guarda intermediária - NÃO EXISTE - FASE INTERMEDIARIA
c) Microfilmagem - PRODUÇÃO DE IMAGENS FOTOGRAFICAS DE UM DOC. FORMATO ALTAMENTE REDUZIDO
d) Digitalização - PROCESSO DE CONVERSÃO DE UM DOC. PARA O FORMATO DIGITAL ATRAVES DE UM ESCANER
e) Eliminação - DESTRUIÇÃO DE DOC. QUE NA AVALIAÇÃO FORAM CONSIDERADOS SEM VALOR PERMANENTE
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GAB: E
A tabela de temporalidade define os prazos de guarda e destinação dos documentos das fases corrente e intermediária.
==> O "destino" só pode ser dois: GUARDA PERMANENTE OU ELIMINAÇÃO.
- O documento é recolhido para a guarda permanente quando adquire valor histórico/probatório/informativo;
- O documento é eliminado quando perde seu valor administrativo/legal/fiscal e não adquire valor histórico.
Fonte: Anotações - Aulas de arquivologia com a profª Daliane Silvério.