Tipo
O que é e quando usar?
Ata
Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.
Atestado
Documento assinado por servidor em virtude de seu cargo ou função exercida. A ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas atividades em um período x.
Ato
Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei.
Certidão
Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Quando autenticadas, têm o mesmo valor do documento original.
Decreto
Sua finalidade é detalhar e especificar a lei, facilitando a sua execução e esclarecendo seus mandamentos.
Despacho
Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo.
Edital
Ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação, publicado por autoridade competente, e divulgado na imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser facilmente acessado por todos. Geralmente comunica novos concursos públicos, intimações e convocações, que exigem ampla divulgação.
Memorando
Comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo nível ou de níveis diferentes. O caráter pode ser administrativo ou envolver projetos, ideias e diretrizes a serem adotados em certa instância do serviço público.
Parecer
Avaliação feita por órgãos especializados a respeito de situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para a tomada de decisão por órgão competente.
Portaria
Documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo estabelece normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. Assinada, por exemplo, por presidente, diretor-geral, entre outros.
Requerimento
Documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público algo que ele acredite que lhe pertença ou que deva usufruir, ou ainda para se defender de determinada prática ou situação que o lese de alguma maneira.
Relatório
Submetido à autoridade superior, traz um panorama das atividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em exercício no cargo. É geralmente adotado para prestações de conta ou para expor o avanço de determinadas iniciativas planejadas.
Ofício
É como são feitas as comunicações administrativas entre autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como foco assuntos oficiais.
A) ata. Trata-se de um relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias. Ou seja, mesmo se fosse uma comunicação escrita, não seria a única a circular no órgão, excetuando os processos.
B) carta. Carta é um espécie de correspondência, mas pode vir sob outras formas, como e-mail, bilhete, postais.
C) ofício. É uma espécie de comunicação escrita, mas não pode vir de um particular para o órgão, ou seja, não abrange toda comunicação escrita.
D) memorando. Memorando não existe mais no MRPR, 3a edição. É considerado ofício. Mesmo se existisse, não seria o único a circular nos órgãos, pois vêm correspondências de fora, algumas particulares.
E) correspondência. "Toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos". Fonte dessa afirmação: https://www.icmbio.gov.br/portal/images/stories/comunicacao/manualdegestaodocumental.pdf