O instrumento utilizado para avaliação, de maneira geral, é a tabela de temporalidade. Contudo, a questão nos remete à massa documental acumulada, que é um conjunto de documentos reunidos desordenadamente e sem qualquer critério.
Sendo necessário organizar essa massa amorfa, o primeiro passo lógico é eliminar aquilo que é descartável, ou seja, documentos que já podem ser eliminados (ou deviam ter sido). Neste caso, aplica-se diretamente na massa documental o plano de destinação.
O plano de destinação não determina prazos de guarda de documentos, mas apenas informa, no momento de sua aplicação, quais podem ou não ser eliminados.
Gabarito do professor: Letra "E"
Gabarito E;
TÉORIA
Os "planos de destinação" de documentos são instrumentos que servem para instruir o procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contêm informações sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as séries em que se dividiu o acervo.
Também chamado de "instrumento de destinação", este instrumento se refere a um conjunto de atos normativos que fixa o tempo e o local de guarda dos arquivos em geral, independente de serem fundos abertos ou fechados, sendo apartir deste instrumento que se cria a tabela de temporalidade e a lista de eliminação;
- (UFES/UFES/2015) A opção que apresenta CORRETAMENTE a ferramenta arquivística e seus benefícios gerados pela avaliação é: Tabela de Temporalidade – Redução da massa documental; Agilidade no acesso; Eficiência administrativa; Melhor conservação dos documentos de guarda permanente; Racionalização da produção e do fluxo de documentos; Liberação de espaço físico; e Incremento à pesquisa.
- (CESPE/FUB/2015) Para estabelecer o prazo de validade e arquivamento dos documentos de uma organização é adequado realizar uma sequência de operações na massa documental:
a. Análise (diagnóstico),
b. Avaliação,
c. Seleção
d. Eliminação.
- (CS-UFG/UFG/2017) Para a organização de massas documentais acumuladas é essencial a realização do seguinte procedimento arquivístico: diagnóstico.