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Segundo Rousseau e Couture, arquivistas canadenses, são funções arquivísticas a criação, avaliação, conservação, classificação, descrição e difusão dos arquivos. A difusão, em um arquivo público, pode ser realizada tanto por meio de instrumentos de pesquisa quanto pela produção de outras publicações. 3 enfoques para DIFUSÃO de acervo:
A difusão cultural é promovida através de palestras, debates, lançamentos de obras, eventos populares, comentários na imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários, exposição de documentos, entre outras ações.
A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do acervo, das atividades e dos programas, através da publicação de catálogos informativos, manuais, edições comemorativas, publicações que referenciam o acervo, entre outras iniciativas.
A difusão educativa é desenvolvida com a realização de exposições a estudantes no arquivo, reprodução de documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações devidamente planejadas.
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Os arquivos permanentes são compostos de documentos que já perderam sua utilidade administrativa, mas devem ser preservados, pois suas informações são importantes para a pesquisa histórica ou científica. Sendo assim, a sua utilização é direcionada principalmente à sociedade.
Sendo assim, o arquivo deve se fazer presente na sociedade, devem sempre divulgar e promover seus documentos para atrair os usuários até seus acervos. Ou seja, esta é a função de divulgação do arquivo, função típica da fase permanente.
Gabarito do professor: Letra "A"
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Segundo Bellotto (2007, p. 227), as funções principais dos arquivos permanentes são o recolhimento, a custódia, a preservação e a organização de documentos gerados pelo governo, de forma que sejam úteis à administração, aos cidadãos e à historiografia.
A difusão editorial, cultural e educativa ficaria em segundo lugar, ou “para além” das competências precípuas; serviria para dar à instituição “contornos sociais”, o que viria a reforçar e manter os principais objetivos de um arquivo permanente: “atender às necessidades da administração a que servem”.
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A difusão deve ser colocada entre as prioridades, uma vez que é através dela que a sociedade conhece o patrimônio documental. Não tratamos aqui apenas da questão de prover o acesso aos documentos para aqueles que os buscam. Essa discussão já está bastante amadurecida e relativamente resolvida, sobretudo com a lei n. 12.527, de 18 de novembro de 2011. Falamos da divulgação, difusão, comunicação e vulgarização dos acervos independentemente da vontade do consulente ou curiosidade do pesquisador. É por meio da difusão que se dá visibilidade às fontes, antecipando ao público a riqueza documental de um arquivo. Sua importância está em chamar a atenção para o que está guardado; em um arquivo público, em dar publicidade ao que já é público, mas que muitos não conhecem; em construir, através do conhecimento desse patrimônio, a noção do seu valor.