D) Valentini apud DBTA (2004) = Os termos mais utilizados na área documental pelos arquivistas devem ser conhecidos pelos concursandos, pois ultimamente várias bancas têm inserido nos concursos de responsabilidade delas questões envolvendo exatamente definições de termos arquivísticos (como dossiê, acervo, arranjo, unidade de arquivamento, entre outros), baseando-se na referida “terminologia”. Pelo exposto, daremos abaixo o conceito de alguns termos adotados por especialistas da área – membros da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB) e do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, entre outros:
• Acervo – Conjunto dos documentos de um arquivo.
• Acesso – Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas.
• Anexação – É a juntada de antecedentes.
• Antecedente – É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
• Apensação – É a juntada de precedentes.
• Arquivamento – Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.
• Arquivo em depósito – Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.
• Avaliação ou triagem – Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios, informativos e/ou históricos.
DICIONÁRIO BRASILEIRO de Terminologia Arquivística:
- Acondicionamento: Embalagem ou guarda de documentos visando à sua preservação e acesso
- Unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação
Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento
- Acervo: Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora
- Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos