O método de arquivamento se divide em duas grandes classes:
· Básicos:
ü Alfabético
(nome - onomástico - regras de alfabetação),
Alfabético (dicionário e enciclopédico) e numérico (decimal, duplex, unitermo ou indexação coordenada)
ü Geográfico (Estado, Cidade correspondente)
(local ou procedência),
ü Numérico (número)
simples (número), cronológico[1] (data + número) ou digito-terminal (número)
ü Ideográfico (assunto)
[1] Método mais indicado para arquivar processo
· Padronizados: se divide em dois métodos de acesso:
ü variadex - combina letras e cores.
No método VARIADEX, os documentos são guardados por ordem alfabética e também por cores que permitam uma forma melhor de procurar os documentos no dia a dia e diminuam as chances de errar o arquivamento. Obs.: o método VARIADEX, especificamente, é: ordem alfabética apenas somado com as cores.
Método Variadex
• É uma variante do método alfabético
• Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos.
No método alfabético, o principal elemento a ser considerado para a organização dos documentos e sua posterior localização é o nome. Esse método é muito utilizado nas organizações e apresenta como vantagem ser um método fácil e rápido. A fim de tornar mais rápida a localização e guarda dos documentos, o método alfabético pode ser combinado com cores, para identificar a letra procurada.
ü automático - usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais.
ü soundex - usa-se para arquivar nomes com semelhanças na pronuncia e grafia diferente.
ü mnemônico: usa-se para codificar os assuntos através da combinação de letras em lugar de números.
ü rôneo - combina letra, numero e cores. Está obsoleto.
A) Decimal
Númerico Decimal
Divide os grupos em nove classes e mais uma reservada para assuntos gerais. A divisão geral dos assuntos parte sempre do geral para o particular
Exemplo:
000 - Administração Geral
010 - Organização e funcionamento
020 - Pessoal
030 - Material
040 - Patrimônio
050 - Orçamento e finanças
060 - Documentação e informação
070 - Comunicações
080 - Vaga
090 - Outros assuntos referentes à Administração Geral
B) Variadex
Variadex
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente auxiliar mnemônico) às letras.
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias são coloridas e as notações alfabéticas.
Exemplo.: LETRAS → CORES
O, P, Q e abreviações → azul
Cores convencionadas:
A – D e abreviações – ouro ou laranja
E – H e abreviações – rosa ou amarelo
I – N e abreviações – verde
O – Q e abreviações – azul
R – Z e abreviações – palha ou violeta
C) Unitermo
Unitermo ou indexação coordenada
Localiza e identifica documentos a partir de palavras-chave. Aconselhada para documentos especiais. Não indicada aos textuais.
Exemplo:
Reunião - 0004
Conselho Curador - 0004
Vital, Hugo - 0004
D) Duplex
Duplex
A documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero para a espécie e desta para a minúcia.
Exemplo:
1 - FINANCEIRO
1-1 Contas a pagar
1-2 Contas a receber
2 - MATERIAL
2-1 Compra de material
2-2 Compra de estoque
3 - PESSOAL
3-1 Abono
3-2 Férias
E) Alfanumérico
Método alfabético numérico
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta combinação resultou um método que apresenta ao mesmo tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de numeralfa e alfanumérico.
Exemplo:
Tabela Alfanumérica
1 2 3 4 5 6 7 8 9
A B C D E F G H I
J K L M N O P Q R
S T U V W X Y Z
Fabrício Vieira
F+a+b+r+i+c+i+o+V+i+e+i+r+a
6+1+2+9+9+3+9+6+4+9+5+9+9+1
=82 = 8+2
=10 = 1+0
= 1
Posição
Aa até Ff = 1
Gg até Mm = 2
Nn até Tt = 3
Uu até Zz = 4
Fontes:
<https://slideplayer.com.br/slide/6335676/>.
<https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:kAC2LyLo5zQJ:https://www.apostilasopcao.com.br/download-errata-forcar.php%3Ferrata%3D321%26buffer%3D1505607095001+&cd=2&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br>.