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5. Transferência e recolhimento
• quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário, dizemos que houve uma transferência de documentos.
• quando um documento passa do arquivo intermediário para o permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos.
Observações:
a) em certos casos, determinados documentos podem passar (ser recolhidos) do arquivo corrente direto ao permanente (obedecendo a Tabela de Temporalidade da instituição), sem passar pelo arquivo intermediário. Quando isso ocorrer, também dizemos que houve um recolhimento de documentos;
b) um documento de valor permanente pode voltar a ser corrente. Por exemplo, um processo “engavetado” há muito tempo pode ser desarquivado (certo assunto nele registrado volta a ser objeto de debate, após anos de esquecimento), tornando-se novamente muito consultado pela administração por algum período.
Não se esqueça: As pessoas de mais idade ainda têm o costume de dizer, ao ir dormir: “vou me recolher”, pois as suas atividades naquele dia já se encerraram. Por isso, associem o arquivo permanente (a última idade, a da documentação mais antiga) sempre ao termo recolhimento (vide esquema mnemônico no 3, a seguir):
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Definições
a) Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos consultados com frequência, devido ao seu uso funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por isso dizemos que eles possuem valor primário.
b) Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos que não são consultados mais com tanta frequência, e que aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou seja, se serão guardados permanentemente ou se serão eliminados após determinado tempo. Também chamado de pré-arquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados, quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
Obs.: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentais deverá ser cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).
c) Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) – guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide esquema mnemônico no 2, abaixo):
Esquema mnemônico no 2
corrente → corre → tramita (consulta frequente)
intermediário → transitoriedade (consulta não frequente)
permanente → preservados sempre (matéria-prima da história)
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Eliminação
Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente.
5.1. Lista de eliminação
Contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. Ela precisa ser aprovada por autoridade competente. Ver exemplo abaixo:
Especificação dos Documentos
Datas
Quantidades
Convites
1975 – 1977
3 caixas
Recortes de jornais
1965 – 1970
20 caixas
Comentário: Prazos são estabelecidos de acordo com os valores atribuídos aos documentos, em função do conteúdo destes. Vale ressaltar o fato de nunca serem levadas em consideração, na hora de eliminá-los, a sua espécie documental e a sua apresentação física.
Documentos que esgotaram seus prazos de vigência “não” devem ser descartados de imediato.
5.2. Formas de eliminação (Paes, 2004, p. 109)
• fragmentação;
• maceração;
• alienação por venda ou doação;
• incineração (forma não recomendável).
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Não concordo com a 1. O recolhimento tb pode ser do arquivo corrente ao permanente.
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Unidade de arquivamento: menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços ou pacotilhas.
Fonte: Paes: Arquivo Teoria e Prática
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II) unidade de arquivamento: Documento(s) tomado(s) por base, para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação.
dicionário brasileiro de terminologia arquivistica
http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf
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I. Recolhimento é a transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. (C)
II. Unidade de arquivamento é o instrumento de pesquisa auxiliar que atualiza as notações antigas. (E)
III. Arquivo corrente é um conjunto de documentos em curso ou que são usados frequentemente. (C)
IV. Eliminação é a destruição de documentos considerados sem valor para serem guardados. (C)
Unidade de arquivamento é menor conjunto de documentos, reunido de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços ou pacotilhas.
Fonte: Conceitos extraídos do PDF, Estratégia Concursos.
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Errei por conta que não concordo com a I.
Recolhimento não se limita ao intermediário, o corrente pode ir direto ao permanente também.