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Gabarito B)
Destacam-se como objetivos específicos da Gestão de Documentos:
· permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações
· promover a transparência dos atos administrativos
· garantir economia, eficiência e eficácia na administração
· tornar o processo decisório mais célere
· racionalizar a produção documental
· controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos
· normatizar os procedimentos para classificação, avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos
· contribuir para a preservação do patrimônio documental considerado de guarda permanente
Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
Os principais módulos de uma solução de GED são:
••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
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Letra B.
a)Redução da segurança e proteção para as informações da empresa. - Isso seria uma desvantagem.
c)Imprecisão na localização de documentos e informações atualizadas. - Isso seria uma desvantagem.
d)Baixo custo de implementação. - Na verdade para tornar eletrônico o custo é maior, sendo uma desvantagem.
e)Aumento do risco de fraude, perda e extravio dos documentos. - Isso seria uma desvantagem.
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Mais de Semântica que de Arquivologia.
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a) A informatização favorece a segurança dos documentos e a proteção das informações, portanto, não há redução.
b) Sim, os documentos em formato digital proporcionam o uso simultâneo aos documentos.
c) A localização dos documentos vai depender da organização adotada, mas não é imprecisa. A atualização dos documentos também vai depender das ações aplicadas.
d) O custo de implementação é alto, mas provavelmente fica diluído nos benefícios com o passar do tempo.
e) O risco de fraude, perda e extravio são fatores que devem ser observados no gerenciamento manual ou informatizado, não sendo o aumento uma característica do informatizado e nem do convencional.
Gabarito do Professor: B
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a) a segurança e a consequente proteção das informações institucionais cresce, ao contrário do que a questão afirma. A gestão eletrônica de documentos permite que o acesso às informações seja feito de uma forma mais controlada e segura, caso todos os requisitos sejam aplicados.
b) Exatamente. Os documentos podem ser acessados simultaneamente, ao contrário dos documentos em suporte convencional, cujos originais só podem ser acessados por uma pessoa de cada vez.
c) uma boa gestão eletrônica de documentos, com os elementos de indexação aplicados, proporciona a rápida e precisa localização dos documentos e suas variações.
d) a implementação de um GED é de alto custo, inclusive essa é uma das desvantagens.
e) Na verdade, o que temos com a implementação do GED é a diminuição dos riscos de perda da informação e acessos indevidos para qualquer fim.
Resposta: B