Gabarito: C
Tabela de Temporalidade é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
De início, é importante registrar que a Tabela de Temporalidade é um instrumento resultante da atividade de avaliação de documentos. Atenção! Nas provas, costuma aparecer a atividade de classificação de documetos, o que não é correto. A avaliação dos documentos de arquivo consiste em identificar seus valores (primário/administrativo ou secundário/histórico) e definir prazos de guarda. Os documentos dos arquivos corrente e intermediário possuem valor admiistrativo e os do arquivo permanente possuem valor histórico. Os documentos de arquivo permanente não podem ser eliminados, logo, o prazo de guarda só ocorre nas fases corrente e intermediária. A avaliação deve ser feita na idade corrente, a fim de se distiguirem não só os documentos de valor eventual, de eliminação sumária, como os de valor informativo e probatório. Para que a avaliação aconteça é necessário que os documentos estejam preliminarmente classificados adequadamente. Ou seja, preliminarmente, os documentos são agrupados em classe, posteriormente, são objetos de estudo por uma comissão de avaliação.
Vale registrar, também, que a Tabela de Temporalidade é o instrumento fundamental de avaliação, pois registra o ciclo de vida dos documentos. Cabe reforçar que nela devem constar os prazos de arquivamento dos documentos no arquivo corrente, de sua transferência ao arquivo intermediário, e de sua destinação final, quando se determina sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.
Outro aspecto que vale destacar é que, no referido instrumento, consta informação dos documentos que deverão ser reproduzidos em outros suportes(microfilmagem, digitalização, etc.).
Para ser aplicada, a Tabela de Temporalidade deverá ser aprovada por autoridade competente e amplamente divulgada entre os funcionários da instituição.
A Tabela é um instrumento dinâmico de gestão de documentos, por isso precisa ser periodicamente atualizada, a fim de incorporrar os novos conjuntos documentais que possam vir a ser produzidos e as alterações que, eventualmente, ocorrerem na legislação.
Observe que a Tabela de Temporalidade não é elaborada ao livre arbítrio da instituição. O processo de avaliação para se chegar à Tabela é vinculado à legislação em vigor. Como vou eliminar um documento que a legislação determina que seja guardado por um determinado período (prazo prescricional)? Além disso, é importante registrar que para os casos em que a legislação não dispõe, a análise é feita com base em critérios definidos pela própria insituição (por exemplo, documento classificado de interesse para a memória organizacional). Portanto, a avaliação sempre obedecerá aos critérios para criação do referido instrumento de destinação: legal ou estabelecido pela própria instituição.
- Ponto dos concursos.
Listagem de Eliminação de Documentos indica quais documentos já podem ser eliminados;
Plano de destinação: É o conjunto de instrumentos que permite que, em decorrência da avaliação, se encaminhe os documentos à guarda temporária ou permanente, à eliminação e/ou à reprodução.
Plano de classificação documental - PCD é, segundo Wadson Faria (2006, p. 35), o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.
A questão busca a alternativa que elenca o instrumento que sistematiza o ciclo de vida dos documentos (arquivos corrente e intermediário), além de determinar os prazos em que os documentos serão mantidos nessas fases.
a) A Lista de Eliminação é um documento elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, CPAD, que tem como objetivo listar os documentos que serão eliminados. Errada.
b) O Plano de destinação é a parte da tabela de temporalidade que define se os documentos serão eliminados ou recolhidos para o arquivo permanente. Errada.
c) Tabela de Temporalidade é o instrumento elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, CPAD, que define por quanto tempo cada documento vai ficar em cada fase do ciclo documental. Certa.
d) Plano de Classificação é o instrumento que sistematiza as funções/atividades da instituição em classes, nas quais os documentos serão inseridos. Errada.
e) Planilha de Avaliação pode ser um instrumento técnico de organização utilizado na avaliação, a depender do contexto. Errada.
Gabarito do Professor: Letra C.