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Nessas fazes os documentos estão sendo utilizados, com muita ou pouca frequência! portanto; GAB. C
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Fases básica da gestão de documentos são a produção, utilização e destinação, sendo que na utilização inclui atividades típicas de protocolo.
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Anotado!
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GABARITO: C
FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS:
Produção (Primeira Fase)
A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
Utilização (Segunda Fase)
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.
Avaliação e Destinação (Terceira Fase)
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
* Quais documentos serão arquivados permanentemente;
* Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição.
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Fonte: Professor Ronaldo Fonseca - Estratégia
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS => PUD
Produção >>> refere-se à elaboração de documentos (produção/criação).
Utilização >>> está ligada ao uso e à tramitação de documentos, Inclui as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimo, consulta e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
Destinação >>> esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação desenvolve-se a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos.
É importante ressaltar que mediante a avaliação, há dois destinos para os documentos: a sua eliminação ou o seu recohimento ao arquivo permanente.
GABARITO C
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Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,classifcação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científcas das instituições”.
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- Produção:
- Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor;
- Otimizar a criação = diminuir volume.
- Utilização:
- Fluxo percorrido pelos documentos necessário ao cumprimento de sua função administrativa;
- Atividades de protocolo, classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação;
- Gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo e de recuperação da informação.
- Destinação:
- Envolve a atividade de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.