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A gestão de documentos é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.
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GAB: B
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I. Um sistema de gestão de documentos busca racionalizar a produção documental e facilitar o acesso aos documentos. (CERTA)
II - II. A eliminação de documentos é o único objetivo da gestão documental. (ERRADA). A eliminação de fato faz parte da gestão de documentos, mas é evidente que ela não é a unica. Nem todos serão eliminados.
III. A classificação documental é uma das etapas fundamentais do processo de gestão. Outro, exemplo é a avaliação documental. (CORRETO)
IV. A produção ordenada e coerente de documentos auxilia a organização e preservação dos documentos permanentes. (CORRETO)
V. A preservação documental não tem relevância em um sistema de gestão documental. ERRADO, um dos objetivos da gestão de documentos é sim a preservação.
Bons Estudos
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I. Um sistema de gestão de documentos busca racionalizar a produção documental e facilitar o acesso aos documentos. (CERTA)
II - II. A eliminação de documentos é o único objetivo da gestão documental. (ERRADA). A eliminação de fato faz parte da gestão de documentos, mas é evidente que ela não é a unica. Nem todos serão eliminados.
III. A classificação documental é uma das etapas fundamentais do processo de gestão. Outro, exemplo é a avaliação documental. (CORRETO)
IV. A produção ordenada e coerente de documentos auxilia a organização e preservação dos documentos permanentes. (CORRETO)
V. A preservação documental não tem relevância em um sistema de gestão documental. ERRADO, um dos objetivos da gestão de documentos é sim a preservação.
Bons Estudos
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I. o sistema de gestão documental faz com que os documentos estejam no lugar correto, pelo tempo correto. Além disso, fornece elementos para que só os documentos necessários sejam criados/produzidos. A facilidade do acesso é facultada quando só se tem o que deve se ter no arquivo, além de saber a exata posição do documento. Item correto.
II. A gestão documental visa sistematizar a movimentação dos documentos na instituição, permitindo que os documentos corretos permaneçam em cada espaço de trabalho no tempo correto e facilitando a identificação de documentos que possuem outros valores para a instituição além dos valores pelos quais foram criados. Portanto, a eliminação de documentos não é o único objetivo da gestão documental. Item incorreto.
III. A classificação documental permite que os documentos sejam reunidos por suas funções. Essas funções possuem temporalidades específicas elencadas na Tabela de Temporalidade de Documentos. Essa temporalidade vai determinar por quando tempo cada documento deve ficar nas fases corrente e intermediária. Além disso, a destinação final do documento é determinada, sendo possível a eliminação ou a guarda permanente. Tudo isso acontece porque os documentos foram classificados inicialmente, então a classificação é determinante no processo de classificação. Item correto.
IV. Os documentos permanentes são a "nata" dos documentos produzidos. Eles são compostos por documentos que cumpriram as razões pelas quais foram criados (valor primário) e adquiriram um novo valor (valor secundário) por questões históricas, culturais, probatórias ou informativas. Item correto.
V. A preservação documental é necessária para que as informações continuem acessíveis. Item incorreto.
Gabarito do Professor: B