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9.2 Quando da aplicação da Tabela de Temporalidade deverá ser observado:
I - verificar se os documentos estão classificados de acordo com o Código de Classificação de Documentos;
II - separar os documentos, verificando se cumpriram os prazos de guarda estabelecidos para cada fase;
III – arquivar no conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou destinado à guarda permanente, documento se refere a mais de um assunto;
IV - contar o tempo a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da data de arquivamento do documento, salvo os documentos que originam despesas cujo prazo de arquivamento é contado a partir da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas da União - TCU;
V - eliminar as cópias e vias somente quando houver o original, ou um exemplar, no mesmo conjunto
VI - proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
VII - elaborar instrumento descritivo dos documentos destinados à transferência para o Arquivo Geral e/ou Arquivo Intermediário
GABARITO - A
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V--arquivar-se no conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ou destinado à guarda permanente, documento referente a mais de um assunto;
V--Isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e
Destinação. Somente dois destinos são possíveis para os documentos Intermediários: a
eliminação ou o “recolhimento”para o arquivo permanente.
F--A eliminação poderá ocorrer em duas das
três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e
nunca na terceira (permanente);
V--Enquanto o documento tiver valor
administrativo (primário), ele será arquivado, em uma
instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases
correntes ou intermediária. Quando perde o valor
administrativo, o documento pode ser eliminado,
desde que não adquira valor histórico (secundário),
ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir
este valor.
GAB-A
BONS ESTUDOS!!
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favor peçam comentários do professor......... não entendi esse item com arquivo corrente e arquivar no permanente...tá meio confuso.
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Vamos analisar os itens um por vez:
1 - Quando um documento se refere a dois ou mais assuntos, ele deve ser arquivado junto ao que tiver o maior prazo de guarda, ou junto dos documentos que tenham como destinação o recolhimento. Correto.
2 - Na triagem, há a separação de alguns documentos destinados à eliminação que serão recolhidos, não pelo seu conteúdo, mas sim por que são fontes de informações sobre a instituição. Por exemplo: resultados de exames podem ser destinados à eliminação, mas alguns podem ser guardados por conterem informações sobre como os exames são realizados. Correto.
3 - Conforme determinação da comissão de avaliação, manifestada na tabela de temporalidade, pode haver sim eliminação de documentos ainda na fase corrente. Como exemplo, temos os documentos de protocolo, que possuem prazo de guarda de 02 anos e destinado à eliminação em seguida (sem transferência ou recolhimento). Errado.
4 - A teoria das três idades determina que os documentos passam por três fases distintas durante seu ciclo de existência. Para cada fase, é determinado um prazo de guarda, e para a destinação, é determinado duas possibilidades: eliminação ou recolhimento. Em resumo, o arquivamento e a destinação de documentos têm como base a teoria das três idades. Correto.
Então a sequência correta é V, V, F e V.
Gabarito do professor: Letra "A"
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LETRA A
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Questão
(✅ ) Na fase corrente, se o documento se referir a dois ou mais assuntos, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possuir maior prazo de guarda ✅ ou que tenha sido destinado à guarda permanente. ✅
Se os assuntos possuírem prazos de guarda distintos ou destinações diferentes, vale o prazo de guarda mais longo ou a guarda permanente quando comparada à eliminação.
(✅ ) Na fase intermediária, é necessário proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente✅ , separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova que justifique sua guarda. ✅
Na fase intermediária, quando a frequência de acesso ao documento diminui, ele começa a cumprir os prazos para eliminação.
Nessa fase, se o valor secundário (histórico ou de prova) for constatado, o documento deve ser separado da massa documental e recolhido ao arquivo permanente, onde será custodiado de forma definitiva.
(❌ ) A eliminação de documentos ocorre somente da fase intermediária para a permanente. ❌ Da fase corrente para a intermediária, ocorre apenas a alteração de local e suporte. ❌
A eliminação de documentos pode ocorrer na 1ª e na 2ª idade do ciclo documental, ou seja, tanto no arquivo corrente como no arquivo intermediário.
(✅ ) Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação de documentos de arquivo são definidos observando-se os princípios da teoria das três idades.
Os parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo derivam da Tabela de Temporalidade de Documentos, gerada e utilizada ao longo do processo de avaliação documental.
A Tabela de Temporalidade de Documentos observa rigorosamente os princípios da Teoria das Três Idades.
Gabarito letra A.