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A)3. Avaliação e destinação de documentos
3.1. Conceitos
A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo, com vistas à fixação de prazos para sua guarda ou eliminação (cria-se uma tabela de temporalidade), contribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos.
De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística do Arquivo Nacional, seleção é a “separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade”.
A destinação é um conjunto de operações subsequentes à fase de avaliação, visando encaminhá-los à guarda temporária (transferência) ou permanente (recolhimento), à eliminação ou à microfilmagem.
Obs.: Plano de destinação – Segundo o Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (publicação do Arquivo Nacional, 2005), plano de destinação é o “esquema no qual se fixa a destinação dos documentos”.
3.2. Objetivos
• reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação da documentação de valor permanente;
• conquistar espaço físico;
• aproveitar melhor os recursos humanos e materiais
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Gab. A
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GAB. A
A elaboração dos planos de destinação e das tabelas de temporalidade são possíveis a partir da Avaliação dos documentos.
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A avaliação consiste em identificar valores e definir prazos (mencionado no questão) de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada.
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Resolução: o plano de classificação, o plano de destinação e a tabela de temporalidade fazem parte da atividade de avaliação, que é o que define por quanto tempo cada documento com seu respectivo código (plano de classificação) deve ficar em cada fase do ciclo documental (tabela de temporalidade), além de definir se esses documentos serão recolhidos para o arquivo permanente ou se serão eliminados (plano de destinação.
Resposta: A
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Gabarito: A
O plano de classificação de documentos trata-se de um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de classificação, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. (Santos 2008, p.210).
Para GONÇALVES (1998), na fase corrente, o plano de classificação de documentos de arquivo deve abranger todos os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos eles devem ser objeto de organização, estando, portanto, sujeitos à classificação e à ordenação. Sendo assim, o plano de classificação será também extremamente útil à elaboração dos planos de destinação e das tabelas de temporalidade, resultantes do processo de AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
Fonte: https://repositorio.ufsm.br/bitstream/handle/1/2195/Ilha_Rita_Medianeira.pdf?sequence=1&isAllowed=y