Prof. Elvis Correa Miranda:
"Antes da implementação de um programa de gestão de documentos, é interessante realizar um estudo da situação do arquivo da instituição, a fim de identificar seus problemas e a melhor forma de solucioná-los. Esse estudo é chamado de diagnóstico. Para tanto, é importante contar com profissional habilitado na área de Arquivologia, que normalmente contará com uma equipe que o auxiliará nessa atividade.
O diagnóstico abordará aspectos como: recursos humanos disponíveis para a área de arquivo, recursos materiais, informáticos e tecnológicos. Uma vez concluído o diagnóstico, é feito o planejamento para a implementação do programa de gestão de documentos na instituição."
E o que é a gestão de documentos?
A Lei n. 8.159/1991 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos como sendo
Art. 3o (...) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso [momento em que é feita a classificação], avaliação [momento em que é elaborada a tabela da temporalidade] e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.