A avaliação de um documento é feita através da análise e seleção do mesmo , com vistas a fixação de prazos para sua guarda ou eliminação ( criando assim uma tabela de temporalidade ) , contribuindo assim para a racionalização dos arquivos .
A Tabela de temporalidade é o instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente , que determina os prazos em que os arquivos devem ser mantidos arquivos corrente e intermediários , ou recolhidos aos arquivos permanentes , estabelecendo critérios para a microfilmagem ou eliminação