Com toda Humildade, peço licença para descordar do Murilo Souza e Concordar com o Germano Pessoa. Não devemos nos esquecer que as Despesas são reconhecidas pelo Princípio da Competência. Sendo assim, a Despesa já teria sido registrado na época em que o Passivo fora reconhecido. Então os Lançamentos seriam assim:
Na data do consumo ou da assunção da Obrigação:
D - Despesa
C - Passivo (Obrigação de Pagar no futuro - Duplicatas a Pagar, por exemplo).
No lançamento do Pagamento antecipado, ou seja, pagamento antes do vencimento da obrigação:
D - Pagamento antecipado (Ativo Circulante)
C - Disponibilidades (caixa, por exemplo)
Na data do Vencimento da Obrigação basta conciliar o Direito no Ativo com a Obrigação no Passivo:
D - Passivo (Obrigação de Pagar no futuro - Duplicatas a Pagar, por exemplo).
C - Pagamento antecipado (Ativo Circulante)
Espero ter ajudado. Bons Estudos!
É preciso tomar cuidado pra não confurndir pagamento antecipado, com despesa paga antecipadamente.
No passivo são registradas as obrigações presentes da entidade, derivada de eventos já ocorridos, cuja liquidação se espera que resulte em saída de recursos capazes de gerar benefícios econômicos.
Assim, ao se registrar uma conta a pagar no passivo, quer dizer que o FG da obrigação já ocorreu, mas a liquidação vai ocorrer no futuro. Portanto o registro de despesas pagas antecipadamente não envolve o passivo. Pois pagar despesa antecipadamente, não significa pagar uma conta a prazo antes da data estipulada na duplicata. Isso é um pagamento antecipado e não uma despesa antecipada.
Até podemos lançar no passivo uma conta na qual o FG da obrigação ainda não ocorreu, mas paralelamente deveremos lançar uma conta retificadora, para que o saldo total reflita o que a empresa deve no momento. No passivo não pode ficar registrada uma conta que seu FG ainda vai ocorrer sem ter uma retificadora logo abaixo. Senão iria de encontro à própria definição de passivo.
Pagar uma despesa antecipadamente quer dizer pagar uma despesa que seu FG ainda não ocorreu, como acontece com seguros. Nos seguros os FG das obrigações ocorrem a cada mês, mas é de praxe do mercado, o cliente pagar os 12 meses antecipados. Note que isso não é pagamento antecipado, e sim pagamento de uma despesa antecipada.
Já o pagamento antecipado de uma conta, é aquele que pagamos antes da data prevista para liquidação, nos quais geralmente há um desconto por essa antecipação (desconto condicionado). Mas o FG dessa obrigação já ocorreu, simplesmente ao invés de pagarmos a vista, aceitamos uma duplicata, e iremos pagar a prazo, logo, vai pro PC.
Exemplo do Professor Gabriel Rabelo
Suponhamos que nossa empresa efetue, em 31.12.X1, o pagamento de R$ 12.000,00, relativo ao seguro do prédio onde se encontram instalados todos os nossos ativos. De acordo com o regime de competência, a despesa só será incorrida quando houver transcorrido o período a que ela se refere. Porém, como o pagamento foi realizado antes, devemos realizar algum registro, para refletir corretamente os efeitos econômicos reais que se passam na sociedade. O lançamento, quando do pagamento antecipado, será:
D – Despesas antecipadas – adiantamento de seguro (ativo) 12.000,00
C – Bancos (ativo) 12.000,00
Com o transcurso do primeiro mês, vamos lançar:
D – Despesas de seguros (resultado) 1.000,00
C - Despesas antecipadas – adiantamento de seguro (ativo) 1.000,00
E assim por diante, até que toda a despesa seja reconhecida.
Portanto, veja que despesa paga antecipadamente não envolve contas do passivo