A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.
A gestão de documentos é uma área da administração geral relacionada com os princípios de economia e eficácia na produção e uso dos documentos, segundo os quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
A gestão de documentos, em seu sentido mais amplo, significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos
Em geral, é composto por diversas ferramentas, como:
- OCR: com o Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR), o sistema GED consegue digitalizar (escanear) os documentos e reconhecer as letras e palavras mesmo em um arquivo em imagem. Assim, torna-se possível fazer buscas por palavras-chave, localizar informações específicas e recortar partes do documento para utilizá-las em outro.
- ICR e IHR: seguindo a mesma ideia do OCR, o Reconhecimento Inteligente de Letra em Fôrma (ICR) e o Reconhecimento Inteligente de Letra Cursiva (IHR) distinguem os caracteres de documentos escritos à mão.
- DI: com o Processamento de Imagens para Documento (DI), o scanner consegue identificar, armazenar e visualizar as imagens de um documento, tornando-as digitais por meio de um mapa de bits.
- RM: o sistema também permite o Gerenciamento de Registros ou Gerenciamento de Documentos (Document Management), que faz a gestão a longo prazo dos documentos físicos e digitais, controlando seu ciclo de vida, desde a criação até arquivamento permanente ou exclusão.
- COLD/ERM: com o Enterprise Report Management é possível fazer a formatação, indexação e compactação de relatórios, inventários, faturas e outros conteúdos, permitindo a liberação de espaço e facilitando a busca por informações.