As formas tradicionais dos instrumentos arquivísticos de referências:
a) o “guia”, de acesso fácil para o grande público por ter linguagem abrangente e popular. O guia é apresentado como o primeiro instrumento que deve ser consultado pelo pesquisador;
b) o “inventário”, aquele que detêm representações de conjuntos documentais ou parcelas do fundo com descrições sumárias, permitindo um prévio conhecimento do conteúdo do documento, antes de se ter acesso a uma descrição mais detalhada;
c) o “catálogo” é aquele instrumento que possui descrições de cada peça documental em uma ou mais séries, ou de uma parcela da documentação que tenha sido escolhida, respeitando ou não a ordem de classificação;
d) o “catálogo seletivo”, que traz uma "relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais fundos e no qual cada unidade documental integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente" (MIGUÉIS, 1976 apud BELLOTO, 2004, p. 212), ou seja, documentos são escolhidos dentre um ou mais conjuntos documentais para serem descritos;
e) os “índices”, que apontam nomes, lugares ou assuntos, organizados alfabeticamente e indicando notações de localização dos documentos correspondentes;
f) a “edição de fontes”, uma reprodução de documentos, possivelmente acompanhada de estudos de introdução e fontes paralelas.
Fonte: http://www.arquivoestado.sp.gov.br/permanente/pdfs/aspectos_descricao_arquivistica.pdf