Questão 617203

• Banca: CESPE / CEBRASPE
• Órgão: EBC
• Ano: 2011
• Provas: CESPE / CEBRASPE - 2011 - EBC - Analista - Acervo e Pesquisa
• Disciplina: Arquivologia
• Assuntos: Correspondência Oficial; Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário; Procedimentos Administrativos; Protocolo

Considerando as atividades de protocolização de documentos,
julgue o item subsequente.

O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

• C. Certo
• E. Errado

Gabarito: C

Comentários

• RESOLUÇÃO N. 217, DE  22  DE DEZEMBRO  DE 1999
  
  Art. 2º  Institui o Sistema de Protocolo e Controle de Tramitação dos Documentos Administrativos, integrado ao arquivo,  para o cadastramento dos documentos da  administração judiciária produzidos e recebidos pela Justiça Federal de 1º e 2º Graus.
   
  Parágrafo único. São atividades de protocolo o recebimento, o registro, a distribuição e o controle da movimentação dos documentos na instituição.
  
  
• Alguem pode me explicar a última frase desta questão. 'observando a existência de antecedentes', realmente não entendi, as correspondências ostencivas devem ser abertas e lidas mesmo sem observar a existência de antecedentes, não é mesmo ?
• @Vladimir I A de Carvalho
  Antes de encaminhar a correspondência deve-se verificar a existência de documento anterior de mesmo conteúdo para agrupá-los.

• n seria, proceder a leitura PARA REGISTRO??

• A atividade de recebimento e classificação é composta pelas seguintes tarefas:
  
  receber a correspondência; separar as oficiais das particulares;
  enviar as particulares diretamente aos seus destinatários;
  separar as oficiais ostensivas das oficiais sigilosas;
  enviar as oficiais sigilosas diretamente aos seus destinatários;
  proceder a leitura e classificação das oficiais ostensivas;
  enviar as oficiais ostensivas para o registro e movimentação.
  
  A leitura da correspondência serve para previamente identificar seus metadados a serem capturados pelo sistema de controle.
  
  Além disso, deve-se observar a existência de antecedentes, ou seja, de outros documentos e processos que estejam "circulando" na instituição e que tratem do mesmo assunto. Isso não só facilita a tomada de decisão como também a gestão de documentos em si, evitando a proliferação desnecessária e gasto de recursos.
  
  Gabarito: Correto.

• CERTO

  
  

  Segundo Valentini, em Arquivologia para concursos, 4 Ed.:

  
  

  ''Recebimento e Classificação

  Principais atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular aos determinados destinatários; interpreta e classifica os documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de registro e movimentação.''

  
  

  
  

  
  

  Somente depois destes processos, é que, então, os documentos ostensivos serão encaminhados ao setor de registro e movimentação. Já os antecedentes - que são os metadados-, são informações ou elementos relacionados à criação e ao uso dos documentos em sua ''vida pregressa''. Estas informações e elementos são disponíveis aos usuários.