Empréstimo e Consulta: esta é atividade nobre dos arquivos, uma vez que corresponde à própria essência de sua formação – servir à administração eà história. De um modo geral, é adotado o seguinte critério: documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. Recomenda-se que os documentos jamais sejam retirados das pastas para empréstimo. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação ao Arquivo.
Nesta fase deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta, juntamente com o Recibo de Dossiê. O emprego da guia-fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua (follow-up) para controle dos prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades.