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Fases da gestão documental:
P ........................Produção
U ........................Utilização
D .........................Destinação
2ª fase - Utilização: "refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento da sua função administrativa. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização, preservação e elaboração de de instrumentos de recuperação da informação(...)"
Preservação: Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio documental. Deve ocorrer não só na 2ª fase mas em todo o processo de gestão documental.
Conservação: É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. A técnica de conservação está relacionada às atividades dos arquivos permanentes, ou seja, aqueles que já foram recolhidos e que guardam valor histórico.
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A gestão de documentos apresenta como objetivos a racionalização do uso da massa documental (relacionado com a classificação), a manutenção da integridade dos documentos (dependente de métodos de conservação), etc.
Bons estudos...
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A questão é errada, pois a classificação faz parte de uma das fases arquivísiticas.
Segue trecho de um artigo:
Convém salientar que, em torno dos valores e do ciclo de vida dos documentos, existem as chamadas funções arquivísticas, que devem ser tratadas de modo a envolver o conjunto dos princípios, dos métodos e das operações que se aplicam à organização e ao tratamento dos arquivos. De acordo com ROUSSEAU e COUTURE (1998, p.265), existem sete funções a considerar: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão dos arquivos.
http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM
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Como já foi dito a questão está errada pois restringe as funções do programa de gestão de documentos, vejam o conceito correto em outra questão:
Prova: CESPE - 2012 - MCT - Técnico - Tema VIIDisciplina: Arquivologia | Assuntos: Gestao documental; A respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
A gestão de documentos envolve as sete funções arquivísticas: criação, classificação, avaliação, difusão, descrição, aquisição e preservação.
GABARITO: CERTA.
"Fica aqui o meu apelo para a equipe do site “QUERO MINHA VERSÃO ANTIGA DO QC”
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Segundo o próprio CESPE, "a gestão de documentos envolve as 7 funções arquivísticas: criação, classificação, avaliação, difusão, descrição, aquisição e preservação ".
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Gabarito: errado