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A avaliação de documentos é uma pratica que vai determinar quaisdocumentos serão eliminados e quais documentos serão dos responsáveis porpreservar uma memória que tenha interesses que extrapolem os muros dainstituição que o produziu. Esta documentação que vai ser preservada deve sermuito bem definida, pois, esta não poderá, por determinação da lei, ser eliminada jamais. Visto que o objetivo principal da eliminação de documentos é diminuir de forma considerável a massa documental, é necessário que estabeleça como documentos preserváveis, nada além do necessário para uso de pesquisashistóricas. Neste ponto é que concentra um dos grandes conflitos do processo deavaliação documental, pois, não podemos deixar de lado a origem dos documentos.
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A Avaliação é uma fase essencial da gestão de documentos, na qual é definido se o documento será eliminado, ou irá para guarda temporária ou permanente.
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AVALIAÇÃO - É A DEFINIÇÃO DOS PRAZOS DE GUARDA E DA DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS.È REALIZADA POR UMA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E RESULTA NA ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DA INSTITUIÇÃO, QUE DEVERÁ SER APROVADA POR UMA AUTORIDADE COMPETENTE DA INSTITUIÇÃO PARA QUE POSSA SER IMPLEMENTADA NO ÓRGÃO.
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FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
* Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrências das atividades de um órgão ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais à administração, evitando duplicação e emissão de vias desnecessárias.
* Utilização de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações. Arquivamento constitui os procedimentos necessários para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informações sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administração. OBS: apesar de a doutrina classificar a atividade expedição como sendo distinta da “atividade protocolo”, a expedição é executada pelo “departamento de protocolo” da empresa.
* Avaliação e destinação de documentos: compreende a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais serão eliminados por terem perdido o seu valor de prova e de informação para a instituição.
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Organizando os comentários sobre AVALIAÇÃO
A
avaliação de documentos é uma pratica que vai determinar quais documentos serão
eliminados e quais documentos serão dos responsáveis por preservar uma memória
que tenha interesses que extrapolem os muros da instituição que o produziu.
Compreende a análise e
avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus
prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivo permanente e quais
serão eliminados por terem perdido o seu valor de prova e de informação para a
instituição.
É a
definição dos prazos de guarda e da destinação final dos documentos.
É
realizada por uma comissão de avaliação e resulta na elaboração da tabela de
temporalidade da instituição, que deverá ser aprovada por uma autoridade
competente da instituição para que possa ser implementada no órgão.
Esta
documentação que vai ser preservada deve ser muito bem definida, pois, esta não
poderá, por determinação da lei, ser eliminada jamais.
Visto que
o objetivo principal da eliminação de documentos é diminuir de forma
considerável a massa documental, é necessário que estabeleça como documentos
preserváveis, nada além do necessário para uso de pesquisas históricas.
Neste
ponto é que concentra um dos grandes conflitos do processo de avaliação
documental, pois, não podemos deixar de lado a origem dos documentos.
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O texto faz referência tanto ao recolhimento como à avaliação. Aliás esta impacta aquele. Diriam os sabichões que a questão dá a dica do que ela quer ao final do texto: " Essa transferência implica a passagem por um filtro de qualidade racionalizador e densamente redutor."
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Em seu livro Arquivos Permanentes Tratamento documental, Bellotto afirma: "[...] essa transferência implica a passagem por um filtro de qualidade racionalizador e densamente redutor. É, pois, oportuno analisar os valores nos quais se devem fundamentar os critérios orientadores que vão dar forma a essa operação."