A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento.
Corrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. E a única idade obrigatória pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente. Valor primário ou administrativo; elevada frequência de uso. Pode ser transferido para o arquivo intermediário ou recolhido para o arquivo permanente. Não adquirindo valor algum o documento é eliminado ou descartado
Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente. Valor primário ou administrativo; baixa frequência de uso. Não volta para o arquivo corrente. É recolhido para o arquivo permanente.
Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido. Jamais será eliminado, emprestado ou passará para fases anteriores. Valor secundário ou histórico. Do arquivo permanente o documento não sai mais, por ser inalienável e imprescritível. Não se pode passar a guarda para outrem ou se desfazer desses arquivos.