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O gênero de uma informação determina-se pelo suporte em que ela é armazenada (textual, audiovisual, cartográfico, iconográfico, micrográfico e informático).
O que determina a relevância do prazo de guarda de um documento é informação contida nele e não o seu gênero. A partir do momento que essa informação não for mais necessária para a instituição, poderá o documento (suporte+informação) então ser eliminado.
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O plano de classificação de documentos de arquivos é desenvolvido para ser aplicado já na fase corrente dos documentos de arquivos, sendo, portanto, um “instrumento de trabalho usado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades”. Seu objetivo é agrupar documentos sobre um mesmo assunto, representado por uma notação (codificação) e, também, implica na organização física dos documentos arquivados para a sua busca (recuperação) notacional.
Para Gonçalves (1998, p. 12), “o procedimento técnico de classificação alcança, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera sobretudo a forma e as razões que determinaram sua existência (como e por quê foram produzidos)”
Logo, o elemento fundamental para classificação do documento é o assunto.
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Questão ERRADA, os documentos de arquivo são classificados a partir de métodos baseados pelas particularidades das ATIVIDADES GERADORAS, ou seja, a classificação baseia-se nas atividades institucionais da entidade.
fonte: prof. Darlan Eterno
Complementando:
Espécie- é o aspecto formal, a aparência que assume de acordo com as informações. Ex: contrato, relatório, ofício, memorando etc.
Tipologia- é o aspecto formal mais o aspecto funcional, ou seja, o motivo para produção do documento. Ex: contrato de aluguel, relatório de vendas etc.
Formato- é a configuração física de um suporte de acordo com sua natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: caderno, livro, cartaz, folha etc.
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Pessoal, como essa questão é bem recorrente nas provas CESPE, vou postar uma outra questão que ajuda muito a clarear nossas ideias.
Sempre que a questão quiser saber sobre os elementos da CLASSIFICAÇÃO ela está se referindo a um processo intelectual voltado para o agrupamento dos documentos a partir das funções e atividades geradoras desses documentos.
Gravem bem, pois a CESPE sempre associa a classificação às FUNÇÕES e às ATIVIDADES da empresa.
E tirem a dúvida aqui:
Q290238 Prova: CESPE - 2013 - TRE-MS - Técnico Judiciário - Área Administrativa Disciplina: Noções de Arquivologia | Assuntos: Classificação; A classificação de documentos arquivísticos
a) é a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de classificação. b) é determinada pelas espécies de documentos. c) deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem original. d) é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funções e atividades geradoras desses documentos. e) é a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no instrumento de descrição.
GABARITO: D
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ERRADO.
É feita com base nas funções do documento
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Rita de Cascia, vc confundiu... não existe "Espécies de Arquivo", existe Espécies de Documentos: ata, carta, ofício, memorando, relátótio, decreto, plantas... Vc especificou a Classificação dos Atos Administrativos. Mesmo assim sua dica foi ótima!
;)
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A classificação esta baseada nas informações do documento independente do formato, teria assim maior relação com o tipo e do que com a especie documental.
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Gênero documental:
"Reunião de
espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,
particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento
técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso(1), como
documentos audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos
cartográficos, documentos eletrônicos, documentos filmográficos,
documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos
textuais."
(ARQUIVO NACIONAL, 2006)
Espécie documental:
"Divisão de gênero
documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de
espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme(2), folheto,
fotografia, memorando, ofício, planta, relatório."
(ARQUIVO NACIONAL, 2006)
Tipo documental:
"Divisão de
espécie documental que reúne documentos por suas características comuns
no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou
técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas
precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número,
decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras,
serigrafias, xilogravuras."
(ARQUIVO NACIONAL, 2006)
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entao se a questao trocasse especie por tipo documental a questao estaria correta????
pois o tipo se refere à funçao da especie documental.
é uma duvida q eu fiquei sobre essa questao...
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Complementando os mestres em arquivologia: Classificação está intimamente relacionada à aferição do conteúdo.
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A classificação documental é aquela rotina em que você lê o documento e, a partir de sua interpretação (que é subjetiva, visto que varia de pessoa para pessoa) irá classificar o documento para que, posteriormente, ele seja codificado. A espécie documental, que é a forma que toma o documento, nada tem a ver com a classificação, que é interpretativa.
GABARITO: ERRADO.
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classificação
1 Organização dos documentos de um documentos arquivo ou coleção, de acordo com um plano de
classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
2 Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob
a qual sejam recuperados, podendo-se-lhes atribuir códigos.
fonte: dicionário de terminologias arquivísticas (arquivo nacional, 2005)
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A classificação não está relacionada com a espécie dos documentos. Se relaciona com as funções e atividades da empresa que deram origem aos documento.
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A classificação de documentos se pauta em três critérios, que são: as funções e atividades da instituição, a sua estrutura organizacional, ou os assuntos tratados por ela.
A espécie documental é a maneira como o documento organiza internamente suas informações.
Para realizar a classificação de documentos, é necessário apenas conhecer seu conteúdo, pouco importando a maneira como ele se organiza. Não importa se a espécie documental é um relatório ou um contrato, mas sim do que eles falam.
Errada a afirmativa.
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Eu entendi todos os comentários de vocês mas acho essa questão muito complicada. Não acho que tenhamos que olhar de forma tão inflexível.
Como funciona o ato de classificar um documento?
Você pega o documento, lê, entende do que se trata, vai no plano de classificação, identifica a classe e a subclasse, se for o caso, e atribui o código correspondente.
Quando você tenta entender o documento, você analisa os diversos elementos que o compõem e isso engloba o entendimento de qual espécie documental se trata. Outros elementos importantes de se analisar é a função do documento, o tipo documental, a forma, entre outros.
Então, a meu ver, quando a questão diz "o reconhecimento da espécie documental é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo", acredito que não seja um elemento fundamental mas com certeza é um dos elementos que faz parte dessa atividade.
É só uma observação porque muitas vezes a gente pode ficar enraizado em conceitos pré-definidos e isso pode ser objeto de futuros questionamento dessa e de outras bancas.
Espero ter contribuído.
;)
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O reconhecimento da espécie documental é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo. C E
ERRADA
especie classifica o documento e não o arquivo.
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Resposta errado. A correta classificação depende de um conjunto de informações.
A classificação deve ser pautada em critérios que remetam ao conteúdo do documento e não em sua formatação.
O que é classificar?
Classificar é um processo natural que tem por finalidade reunir coisas semelhantes. Classificar e arquivar de maneira adequada tornaram-se pontos primordiais nos cuidados da documentação. Sua classificação se materializa a partir de um plano que deve ter como características a simplicidade, a flexibilidade e fácil assimilação e, sobretudo, deve ser uniforme, mantendo sempre um padrão e ter um gerenciamento centralizado.
Classificação dos documentos: se classificam quanto ao gênero, espécie, forma, formato e natureza do assunto.
O que é a Espécie: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Ex. boletim, certidão, declaração, relatório.
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A espécie documental (modelo do documento). Ex: ofício, boletim não influencia na classificação de um documento.
A classificação de documentos se pauta em três critérios, que são: as funções e atividades da instituição, a sua estrutura organizacional, ou os assuntos tratados por ela.
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Podemos classificar os arquivos em função de:
• entidades mantenedoras
• estágios de sua evolução (são as 3 idades)
• extensão de sua atuação (abrangência)
• natureza dos documentos
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A classificação de documentos se pauta em três critérios, que são: as funções e atividades da instituição, a sua estrutura organizacional, ou os assuntos tratados por ela.
A espécie documental é a maneira como o documento organiza internamente suas informações.
Para realizar a classificação de documentos, é necessário apenas conhecer seu conteúdo, pouco importando a maneira como ele se organiza. Não importa se a espécie documental é um relatório ou um contrato, mas sim do que eles falam.
Errada a afirmativa.
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Autor: Mayko Gomes , Professor de Arquivologia
A classificação de documentos se pauta em três critérios, que são: as funções e atividades da instituição, a sua estrutura organizacional, ou os assuntos tratados por ela.
A espécie documental é a maneira como o documento organiza internamente suas informações.
Para realizar a classificação de documentos, é necessário apenas conhecer seu conteúdo, pouco importando a maneira como ele se organiza. Não importa se a espécie documental é um relatório ou um contrato, mas sim do que eles falam.
Errada a afirmativa.
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O reconhecimento das FUNÇOES E ATIVDADES DOS DOCUMENTOS é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo.
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# Algumas questões do CESPE a respeito do que deve ser levado em consideração na classificação de documentos de arquivo:
[Q18839] CESPE, STJ, 2008:
A organização e a classificação dos documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental. – ERRADO
[Q315938] CESPE, SERPRO, 2013:
O reconhecimento da espécie documental é um elemento fundamental para a correta classificação de um documento de arquivo. - ERRADO
[Q557898] CESPE, FUB, 2015:
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são exemplos de classificação de documentos quanto ao gênero. - CERTO
[Q290238] CESPE, TRE-MS, 2013:
A classificação de documentos arquivísticos
a) é a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de classificação.
b) é determinada pelas espécies de documentos.
c) deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem original.
d) é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a partir das funções e atividades geradoras desses documentos. (GABARITO: D)
e) é a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no instrumento de descrição.
Logo, a meu ver, pode-se concluir dessas questões que segundo o CESPE:
- A classificação não leva em conta o tipo.
- A classificação não leva em conta a espécie.
- A classificação leva em conta o gênero.
- A classificação leva em conta as funções e atividades.
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Para fazer a classificação deve observar a análise tipológica (o contexto em que o arquivo foi gerado) e não a análise diplomática (relativo à estrutura, espécie, do arquivo)