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Outras questões respondem, vejam:
Prova: CESPE - 2013 - CNJ - Analista Judiciário - Arquivologia
Disciplina: ArquivologiaO diagnóstico da situação arquivística, intitulado levantamento das necessidades, antecede a implementação dos elementos do programa de gestão de documentos.
GABARITO: CERTA.
Prova: CESPE - 2014 - Polícia Federal - Agente Administrativo
Disciplina: ArquivologiaO ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.
GABARITO: CERTA.
Prova: CESPE - 2014 - MTE - Agente Administrativo
Disciplina: Arquivologia
Para a formulação do programa de gestão de documentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
GABARITO: CERTA.
"Fica aqui o meu apelo para a equipe do site “QUERO MINHA VERSÃO ANTIGA DO QC”
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As questões que a colega Isabela gentilmente nos disponibilizou deixa claro que o diagnóstico é feito antes da formulação de um programa de gestão arquivística de documentos e que, inclusive, o subsidia.
É só pensarmos assim: como seria possível elaborar um diagnóstico na fase de produção/criação de um documento sendo que nessa fase há "a confecção de formulários, preparação de gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos" (James Rhoads)?
Reparem que nessa fase bem como na fase de utilização/conservação e destinação que Rhoads fala, só existem procedimentos de ação, de resolução, de confecção, de organização, ou seja, NÃO SÃO PROCEDIMENTOS DE IDENTIFICAÇÃO SITUACIONAL característicos do diagnóstico e, portanto, essa atividade só pode ser realizada antes da instalação de um programa de gestão arquivística.
Espero que não tenha ficado muito confuso.
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Analisando a questão:
A fase de produção/criação da gestão de documentos é aquela em que se desenvolvem estudos, planejamentos, métodos e técnicas para implantar os arquivos, as políticas e diretrizes documentais, bem como o sistema de fluxo de documentos. É a fase em que há o estudo de legislação, de histórico, evolução e estrutura da instituição, e até de tipos e gêneros documentais que serão produzido, bem como seus usuários e finalidades.
O diagnóstico em arquivos, assim como em qualquer outra área, é uma verificação realizada no sistema, neste caso sistema de arquivos, para identificar falhas, reais ou potenciais, ou mesmo oportunidades de melhoria. Uma análise no funcionamento dos arquivos pode identificar, por exemplo, uma falha na preservação de documentos (documentos extraviados), podendo ter como causa a grande quantidade de produção e a falta de controle de acesso e utilização dos mesmos; ou ainda pode identificar a possibilidade de mudança em um determinado procedimento que pode reduzir custos, como tempo.
Ao analisarmos os conceitos acima, concluímos que o diagnóstico deve ocorrer quando o sistema está em funcionamento! Ou seja, não é possível analisar algo que não existe. Seria o mesmo que fazer um exame médico em uma pessoa que não existe. Caso uma empresa não tenha um arquivo, realiza um diagnóstico, que não está analisando o seu arquivo, mas sim os problemas que a empresa enfrenta por não ter um arquivo. Então, não há como fazer diagnóstico de um arquivo que não existe, como é o caso da fase de produção/criação de documentos.
O diagnóstico pode ser efetuado a partir da fase de utilização de documentos, sendo que neste caso os sistemas de arquivo já estão implantados e em pleno funcionamento.
Sendo assim, a questão está incorreta.
RESPOSTA: ERRADO.
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diagnóstico antes mesmo do documento ser produzido? --'
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Serenna vc está de parabéns, obrigada pelos comentários. ;)
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Diagnóstico da situação arquivísitica vem antes da elaboração dos documentos e da existencia do arquivos, sendo a primeira ação arquivística de toda a organização. Fazendo uma analogia à admnistração, imagine voce começar a executar suas atividades sem antes ter realizado o diagnóstico estratégico de todas as variáveis que estão a sua volta, seria minima a chance de sucesso nao concordam? desculpem pela escrita, mas esse teclado nao colabora.
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o diagnóstico deve ocorrer quando o sistema está em funcionamento! Ou seja, não é possível analisar algo que não existe
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Analisando a questão:
A fase de produção/criação da gestão de documentos é aquela em que se desenvolvem estudos, planejamentos, métodos e técnicas para implantar os arquivos, as políticas e diretrizes documentais, bem como o sistema de fluxo de documentos. É a fase em que há o estudo de legislação, de histórico, evolução e estrutura da instituição, e até de tipos e gêneros documentais que serão produzido, bem como seus usuários e finalidades.
O diagnóstico em arquivos, assim como em qualquer outra área, é uma verificação realizada no sistema, neste caso sistema de arquivos, para identificar falhas, reais ou potenciais, ou mesmo oportunidades de melhoria. Uma análise no funcionamento dos arquivos pode identificar, por exemplo, uma falha na preservação de documentos (documentos extraviados), podendo ter como causa a grande quantidade de produção e a falta de controle de acesso e utilização dos mesmos; ou ainda pode identificar a possibilidade de mudança em um determinado procedimento que pode reduzir custos, como tempo.
Ao analisarmos os conceitos acima, concluímos que o diagnóstico deve ocorrer quando o sistema está em funcionamento! Ou seja, não é possível analisar algo que não existe. Seria o mesmo que fazer um exame médico em uma pessoa que não existe. Caso uma empresa não tenha um arquivo, realiza um diagnóstico, que não está analisando o seu arquivo, mas sim os problemas que a empresa enfrenta por não ter um arquivo. Então, não há como fazer diagnóstico de um arquivo que não existe, como é o caso da fase de produção/criação de documentos.
O diagnóstico pode ser efetuado a partir da fase de utilização de documentos, sendo que neste caso os sistemas de arquivo já estão implantados e em pleno funcionamento.
Sendo assim, a questão está incorreta.
RESPOSTA: ERRADO.
Por: Mayko Gomes
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Para potencializar os resultados do diagnóstico da situação arquivística, é necessário que se desenvolva esse diagnóstico na fase de produção/criação de documentos do programa de gestão de documentos. Resposta: Errado.
Comentário: o diagnóstico é realizado concomitante.
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O professor disse que é feito na fase de utilização, mas de acordo com a questão do Cespe que a Isabela colocou o diagnóstico é feito antes mesmo da da implementação do programa de gestão.
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Servidora 2021, sem demérito algum ao trabalho do docente, mas não é a primeira vez que vejo o professor Mayko dando respostas que não condizem com a teoria; em questões de arquivologia sempre procuro comentários da, atual professora, Serenna. Infelizmente é comum esse comportamento dele, muito recorrente mesmo, portanto cuidado.
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Gab: ERRADO
Errei a questão e acredito que o Cespe foi bem infeliz.
Entendi que ele considerou como errado porque o diagnóstico pode ser desenvolvido ANTES, CONCOMITANTE e APÓS as fases de gestão de documentos e não apenas NA fase de produção. Mas enfim, essa é uma das hipóteses.
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Uma outra forma de pensar...
O diagnóstico está dentro da fase de produção da gestão de documentos? Eu nunca vi...
A banca conseguiu enganar a gente bonito kkkk mas a verdade é que o diagnóstico é uma fase prévia.
"Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou também abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A função da gestão de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informação, segundo o qual um programa geral de gestão de documentos, para alcançar economia e eficácia, envolve as seguintes fases:
• produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;
• utilização e conservação
• destinação"
Fonte: https://simagestao.com.br/wp-content/uploads/2016/02/O-Conceito-e-a-Pratica-de-Gestao-de-Documentos.pdf