-
Gabarito C.
Fases básicas
1a) Produção – Os documentos são criados em razão das atividades específicas de um órgão, evitando-se, dessa forma, que sejam elaborados os não essenciais. Assim, diminui o volume a ser manuseado, facilitando o controle da massa documental.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento de fichas e formulários (produção ou eliminação);
– controlar os atos normativos (produção, atualização e divulgação desses documentos: decretos, estatutos, portarias, entre outros);
– aproveitar de forma adequada os recursos reprográficos e informáticos (relacionados à automação de arquivos);
– escolher materiais (de consumo e permanente) para as tarefas arquivísticas;
– selecionar e capacitar pessoal para trabalhar com a documentação.
2a) Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos:
– gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível;
– política de acesso aos documentos.
3a) Destinação – Fase primordial, pois decide quais os documentos a serem eliminados ou preservados permanentemente. Para isso, deve ser feita uma avaliação correta dos documentos (por Comissão devidamente constituída) – ver neste capítulo o assunto “Avaliação e destinação de documentos”, item no 3
-
E SO LEBRA PUD
-
A Gestão de Documentos é composta por 3 Fases
1.Produção: Elaboração do documento em decorrência das atividades
2. Utilização:
2.1 Protocolo: Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição e Tramitação
2.2 Expedição
2.3 Organização
2.4 Arquivamento
2.5 Elaboração de normas de acesso a Documentação: Empréstimo e Consulta
3. Avaliação e Destinação:
3.1 Estabelecer Prazos de Guarda
3.2 Decidir se haverá arquivamento permanente ou eliminação
-
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.
A fase de produção engloba atividades que antecedem a criação dos documentos, ou mesmo a implantação do arquivo, como estudos de leis, elaboração de normas, regras e padrões, projeção de formulários, determinação de fluxogramas e processos, etc.
A fase de utilização engloba atividades que sucedem a criação dos documentos, como a análise, o empréstimo, o controle de tramitação, a classificação, a consulta, o arquivamento, etc.
A fase de destinação engloba atividades que sucedem a utilização dos documentos, como a avaliação, a destinação, o descarte, etc.
As atividades de protocolo têm a função de controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna dos documentos. Sendo assim, podemos concluir que o documento precisa existir (já ter sido criado) para que seja possível executar tais atividades. Então as atividades de protocolo estão ligadas à fase de utilização de documentos.
Sendo assim está correta a alternativa de letra "C".
-
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.
A fase de produção engloba atividades que antecedem a criação dos documentos, ou mesmo a implantação do arquivo, como estudos de leis, elaboração de normas, regras e padrões, projeção de formulários, determinação de fluxogramas e processos, etc.
A fase de utilização engloba atividades que sucedem a criação dos documentos, como a análise, o empréstimo, o controle de tramitação, a classificação, a consulta, o arquivamento, etc.
a fase de destinação engloba atividades que sucedem a utilização dos documentos, como a avaliação, a destinação, o descarte, etc.
As atividades de protocolo tem a função de controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna dos documentos. Sendo assim, podemos concluir que o documento precisa existir (já ter sido criado) para que seja possível executar tais atividades. Então as atividades de protocolo estão ligadas à fase de utilização de documentos.
Sendo assim está correta a alternativa de letra "C".
-
Já houve questão que eu respondi aqui no QC, que considerou "elaboração de normas" na Fase de "PRODUÇÃO".
No material que eu estudei, esta classificado na Fase de "UTILIZAÇÃO", mas só acertei essa questão porque não tinha a opção "produção".
:(
-
Avaliação: Desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Utilização e conservação:
• protocolo, que visa o controle da tramitação dos documentos;
• organização e arquivamento dos documentos no arquivo;
• elaboração de normas de acesso;
• elaboração de normas para recuperação das informações.
GABARITO -> [C]
-
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.
A fase de produção engloba atividades que antecedem a criação dos documentos, ou mesmo a implantação do arquivo, como estudos de leis, elaboração de normas, regras e padrões, projeção de formulários, determinação de fluxogramas e processos, etc.
A fase de utilização engloba atividades que sucedem a criação dos documentos, como a análise, o empréstimo, o controle de tramitação, a classificação, a consulta, o arquivamento, etc.
A fase de destinação engloba atividades que sucedem a utilização dos documentos, como a avaliação, a destinação, o descarte, etc.
As atividades de protocolo têm a função de controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna dos documentos. Sendo assim, podemos concluir que o documento precisa existir (já ter sido criado) para que seja possível executar tais atividades. Então as atividades de protocolo estão ligadas à fase de utilização de documentos.
Sendo assim está correta a alternativa de letra "C".
-
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e destinação.
A fase de produção engloba atividades que antecedem a criação dos documentos, ou mesmo a implantação do arquivo, como estudos de leis, elaboração de normas, regras e padrões, projeção de formulários, determinação de fluxogramas e processos, etc.
A fase de utilização engloba atividades que sucedem a criação dos documentos, como a análise, o empréstimo, o controle de tramitação, a classificação, a consulta, o arquivamento, etc.
A fase de destinação engloba atividades que sucedem a utilização dos documentos, como a avaliação, a destinação, o descarte, etc.
As atividades de protocolo têm a função de controlar o trâmite, isto é, a movimentação interna dos documentos. Sendo assim, podemos concluir que o documento precisa existir (já ter sido criado) para que seja possível executar tais atividades. Então as atividades de protocolo estão ligadas à fase de utilização de documentos.
Sendo assim está correta a alternativa de letra "C".
-
Resolução: o programa de gestão de documentos é composto pelas fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e arquivamento de documentos (PUTAA).
Cada uma dessas fases possuem procedimentos desenvolvidos em seu âmbito, que fazem a engrenagem da gestão documental girar.
Os exemplos de ações apresentados pela questão são desenvolvidos na fase de utilização. É nessa fase que a movimentação documental ocorre a partir do protocolo, que normas são criadas e definidas para que essa gestão ocorra da melhor forma possível e que os documentos são, de fato, utilizados.
Resposta: C
-
Utilização – Diz respeito ao fluxo documental (atividades de protocolo), sendo importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para se evitar a burocratização das atividades.
Esta fase abrange os seguintes elementos: – gerenciamento dos arquivos de 1a e 2a idades (correntes e intermediários), com o objetivo da recuperação da informação o mais rápido possível; – política de acesso aos documentos.