Gabarito: Letra C.
Rotinas de classificação de
Documentos:
·
Anotar o código de
classificação na primeira folha do documento. Caso o documento possua anexo,
estes deverão receber a anotações dos códigos correspondentes;
·
Ler o documento,
identificando o assunto principal e o secundário de acordo com o seu conteúdo;
·
Localizar o assunto no
código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
Providenciar leitura de cada documento, a fim de
verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências
cruzadas que lhe corresponderão
Cuidado para não confundir!!!!
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO
1. RECEBER o
documento para classificação;
2. LER o
documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com
seu conteúdo;
3. LOCALIZAR o(s)
assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando
o índice, quando necessário;
4. ANOTAR o
código na primeira folha do documento;
5. PREENCHER a(s)
folha(s) de referência, para os assuntos secundários.
ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS
OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
1. VERIFICAR a existência de antecedentes (documentos que tratam do
mesmo assunto);
2. REUNIR os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente,
sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
3. ORDENAR os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a
ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.
Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista,
manter uma única cópia;
4. FIXAR cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com
prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
5. ARQUIVAR os documentos nos locais devidos, identificando de maneira
visível as pastas suspensas, gavetas e caixas;
6. MANTER reunida a documentação seriada, como por exemplo, boletins e
atas, em caixas apropriadas, procedendo ao registro em uma única folha de referência,
arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação
sempre que chegar um novo número.
A) receber o documento para ser classificado pelo chefe de departamento. Rotina de classificação, não rotina de terceirização de classificação.
B) identificar o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com sua origem. De acordo com o conteúdo.
C) localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo.
D) anotar o código de classificação, na última folha do documento, entregando-o ao responsável pelo seu envio. Na primeira folha. Não creio que necessariamente se envia depois da classificação, de qualquer forma, as rotinas de classificação não acabam na anotação do Código de Classificação.
E) preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos principais. Assuntos secundários.