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1. Formato:
é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foiconfeccionado:
Exemplos:
formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme,mapa.
2. Espécie:
é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza dasinformações nesse contidas.
Exemplos:
ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)3. Gênero:
configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado nacomunicação de seu conteúdo.
Exemplos:
audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias,negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom)
4. Tipo de documento:
é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que agerou.
Exemplos:
Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento,Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
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RESPOSTA DI- a definição de arquivo está errada - Arquivos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos ou privados em decorrência de suas funções;II- item errado - Nas fase de Produção, gestão documental, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a se manuseado;III - certo - Quanto ao gênero, os documentos são classificados quanto a forma que a informação foi registrada (textuais,iconográfico,fotografias,audiovisuais,informático,cartógrafos...);IV - errado - de acordo com o princípio da unicidade apesar da forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos.V- correto - enunciado correto de acordo com a fase do diagnóstico.
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Só esclarecendo os itens falsos que, ao menos no meu caso, geraram bastante dúvida:
Após muitas pesquisas em várias difinições diferentes percebi que a ampla maioria dos conceitos de arquivo cita a não-dependência do suporte como meio de definição de arquivo. Vemos que no item I a questão, apesar de não ligar de forma taxativa a definição de arquivo ao suporte impresso (papel) tende para esse lado, por isso o erro.
Sobre o item II, seu erro está no fato de afirmar que não há limitação quanto ao número de cópias quando, de fato, há. Nos arquivos raramente têm-se documentos repetidos, quando muito duas ou três copias. Sendo essa ausência de múltiplos exemplares justamente uma forma de diferenciar Arquivos de Bibliotecas.
E em relação ao item IV o erro se encontra no fato de afirmar que independe da relação que os documentos guardam entre si, quando essa dependência, na verdade, é latente.
Bons estudos a todos.
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Comentário dos itens I e II
Arquivo: é o conjunto de DOCUMENTOS, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.
Biblioteca: é o conjunto de MATERIAL, em sua maioria IMPRESSO e NÃO PRODUZIDO PELA INSTITUIÇÃO em que está inserido, de forma ordenada para ESTUDO, PESQUISA e CONSULTA.
Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional (preservar as informações que evidenciam o funcionamento da instituição ao longo do tempo), a finalidade da biblioteca é essencialmente cultural (guarda de informações para estudo). Destaca-se,ainda, que os documentos dos arquivos são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas (livros) são produzidos em numerosos exemplares.
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I Arquivo é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.ERRADO! Essa definição é de biblioteca.
II Os documentos de arquivo existem em vários exemplares, não tendo limitação quanto ao número de cópias. ERRADO! Os documentos de arquivo são produzidos em um único exemplar ou em um limitado número de cópias.
III Os documentos textuais, audiovisuais e cartográficos são gêneros documentais encontrados nos arquivos. CORRETO! De acordo com a classificação quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser de vários tipos, inclusive, textuais, cartográficos e audiovisuais.
IV A significação do acervo documental arquivístico independe da relação que os documentos estabelecem entre si. ERRADO! Acervo é uma definição genérica que envolve toda a documentação de um organismo ou de um arquivo,que possuem relação entre si.
V O método de classificação dos arquivos exige conhecimento a respeito da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.CORRETO!
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Dúvida: item III está correto (segundo o Cespe), mas o gênero estipulado ali não seria esse:
Sonoros
Discos
Fitas audiomagneticas