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Pra mim a número III está errada.
Reparem no final: "... e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição."
Os documentos, ao serem destinados, não são eliminados porque perderam seu valor de prova e de informação para a instituição. Eles são eliminados porque já não servem mais para os objetivos pelos quais foram criados e não comportam os requisitos necessários para ficarem nos arquivos permanentes, ou seja, não possuem valor probatório/informativo ou cultural.
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Concordo com Serenna, tanto que fui pela mesma perspectiva, rs...
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Ué, mas dizer que um arquivo não possui valor probatório ou que perdeu seu valor de prova não é a mesma coisa?
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Também marquei letra d, pois acreditei que a III estava incorreta. Questão que cabe recurso.
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Gentee.. nao entendi. Afinal, qual o gabarito?
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III. Avaliação e destinação de documentos: desenvolver-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente E quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
Ou seja a questão afirma que há uma seleção de documentos. Esta correta sim.
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gaba D Marcela Cunha...!
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Vamos analisar os itens um por vez:
I - A produção de documentos inclui as atividades de implementação do sistema de documentação. em geral são atividades de estudos, análises, elaboração de ferramentas e técnicas, definição de normas e padrões, etc. Todas as atividades que possibilitam criar e operar os sistemas que produzirão documentos. Correto.
II - A utilização de documentos inclui atividades que envolvem diretamente o documento, que controlam sua utilização para as atividades as quais foi produzido. São atividades como protocolo, expedição, empréstimo, consulta, arquivamento, etc. Correto.
III - A fase de avaliação e destinação envolve atividades que dão destino aos documentos após cessar sua utilidade administrativa, ou sejam definir o valor do documento para então se decidir o que fazer com ele. São atividades de avaliação, de recolhimento, de eliminação, etc. Correto.
Então todos os itens estão corretos.
Gabarito do professor: D
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GAB: D
A questão se refere às fases da gestão documental.
PRODUÇÃO: Ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Recomenda-se, nessa fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos.
UTILIZAÇÃO: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.
DESTINAÇÃO: Envolve análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. Nesta fase avalia-se quais documentos deverão ser eliminados e quais irão para a guarda permanente.
FONTE: Arquivologia para concursos - Teoria e questões, ed. 2014.
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Um programa de gestão de documentos possui fases que devem ser concebidas pelo órgão responsável pelo gerenciamento da documentação arquivística. O Arquivo Nacional, no Manual de Gestão de Documentos estabelece três fases a saber:
● 1ª Fase - Produção de documentos: a produção de documentos está relacionada às atividades da pessoa física ou jurídica. Esta fase é praticamente ligada na fase corrente. Desta forma há a necessidade de gerenciar esta fase para evitar o aumento desnecessário da documentação arquivística e facilitar o acesso e a recuperação dos documentos. Exemplos práticos da produção de documentos: Manual de Redação da Presidência da República, com o exemplo de vários tipos de documentos e a linguagem a ser utilizada; formulários de abertura de processos; controle de versão de normas internas; entre outros.
● 2ª Fase - Utilização dos documentos: esta fase refere-se aos métodos e procedimentos arquivísticos, para garantir o fluxo da documentação de forma permanente. Nesta fase, são aplicados a classificação, a avaliação, os procedimentos de protocolo e a elaboração de instrumentos de recuperação da informação nas fases corrente e intermediária, como os sistemas informatizados e os bancos de dados. Desta forma, esta fase torna busca dos documentos mais rápida e eficiente. Trata-se da execução prática das atividades arquivística mais comuns pelo técnico de arquivo. Exemplos práticos: Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade, autuação de processos, preenchimento de listas de eliminação e de guias de transferências, preenchimento de dados em sistemas informatizados de busca e recuperação de documentos (CPROD - Ministério dõ Planejamento).
● 3ª Fase - Destinação dos documentos: este é o momento em que são tomadas decisões que selecionam e fixam os prazos de guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminação, seja o recolhimento para o arquivo permanente. Esta fase também é aplicada nas fases corrente e intermediária. Exemplos práticos: seleção de documentos para a eliminação, elaboração da listagem de eliminação, da guia de transferência e do termo de recolhimento, eliminação de documentos arquivísticos, elaboração do edital de ciência de eliminação.
Fonte: Prof. Heron Lemos - Estudo Dirigido para UFC - Vol.02
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Realmente concordo que a questão foi mal elaborada por deixar dúvida quanto à assertiva D.
Se o documento não tiver valor de informação ou probatório, mas tiver valor histórico ou cultural? ainda assim será eliminado?