• Document Management – DM (Gerenciamento de documentos)
É a tecnologia que permite gerenciar a produção, revisão, aprovação e eliminação de documentos eletrônicos. O setor de protocolo se beneficiou bastante com ela.
Documentos Eletrônicos – são aqueles elaborados por meio de um computador, sendo seu autor identificável por meio de um código, chave e outros procedimentos técnicos, e conservados, grande parte deles, em memórias eletrônicas de massa.
Vantagens dos documentos digitais:
• economia de espaço físico;
• ganho de produtividade;
• facilidade de acesso aos estoques.
Desvantagens dos documentos digitais:
• os documentos processados por computador podem ser manipulados com facilidade, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à intervenção humana e à obsolescência tecnológica.
Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos digitais.
Os dados descrevem como a informação foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) e identificam o documento (autor, data, assunto, hora transmissão etc.).
Fonte: Arquivologia para Concursos – Renato Valentini