-
Transferência: Quando o documento passa do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Quando o documento passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Obs: Um documento pode passar direto do arquivo corrente para o arquivo permanente, também chamado de Recolhimento.
-
Discordo, em parte, do comentário feito pelo colega.
Quando um arquivo passa do arquivo corrente diretamente para o arquivo permanente (1ª -> 3ª idade) tem-se a figura da transferência periódica, preconizada por uma tabela de mesmo nome (tabela de transferência periódica).
-
Sobre a Letra E - O procedimento de microfilmagem também é indicado para documentos e bom estado de conservação, já que sua função é, não apenas a conservação, mas também o economia de espaço. A microfilmagem também preserva o valor legal do documento.
-
Sobre a Microfilmagem, pode ser:
De substituição: Os originais de valor temporário podem ser eliminados para um melhor aproveitamento de espaço.
De preservação: Garantia de "copia" do documento.
lembrando que possui valor jurídico.
-
Arquivo Corrente ----->TRANSFERÊNCIA----> Arquivo Intermediário----> RECOLHIMENTO----> Arquivo Permanente
-
Já pode parar na Letra A.
-
Eu acertei, mas fiquei em dúvida se a C também não estaria correta. Alguém pode explicar por que a C está errada?
-
O arquivo intermediário é responsável por reter documentos de valor primário decrescente, ou seja, cuja utilidade administrativa está reduzindo. Esses documentos, que são pouco utilizados, devem ser mantidos longe do arquivo corrente para agilizar a utilização nestes. Com base nisto, vamos analisar as alternativas uma por vez:
A - A passagem dos documentos para a fase intermediária se chama "transferência". Correto.
B - O arquivo central já é o arquivo intermediário. Além disso, cumpridos os prazos da tabela, os documentos serão destinados (eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Errado.
C - O empréstimo de documentos da fase intermediária pode ser facultado a qualquer pessoa, observados os requisitos legais de sigilo e restrições da própria instituição com base em seu interesse administrativo. Errado.
D - Os documentos, qualquer que seja seu prazo de guarda, deverão ser destinados após cumpri-lo. Mesmo com prazo de guarda tão longo, um documento pode ter como destinação a eliminação. Então um documento não será recolhido apenas pelo motivo de ter prazo de guarda de 100 anos. Errado.
E - O procedimento de microfilmagem possui quatro objetivos principais: segurança (tanto restringir o acesso à informação quanto evitar perda do original), substituição (manter a informação após a eliminação do original), complemento (ter no arquivo documentos que pertencem a outras instituições), e preservação (manter o original guardado e preservado por mais tempo, pela falta de uso). Errado.
Gabarito do professor: Letra "A"
-
LETRA A
transferênCIa = Corrente ---> Intermediário
-
Assinale a opção correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos.
CERTO a) Os documentos são recebidos por transferência dos arquivos correntes. INDICA EXATAMENTE A CRONOLOGIA DAS TRANSFERÊNCIAS
ERRADO b) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos serão transferidos ao arquivo central.
ERRADO c) O empréstimo de documentos é facultado somente para o produtor do documento.
ERRADO d) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente. AQUI DEVERÃO SER RECOLHIDOS NA FASE INTERMEDIÁRIA
ERRADO e) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação.
-
Letra C:
"O acesso aos documentos no arquivo intermediário ainda é restrito aos acumuladores ou àqueles que receberam autorização do setor que os acumulou." (Certo - CESPE/DPU/2016)
“Ao se implantar um programa de gestão documental, o acesso aos documentos que apresentam valor imediato será restrito ao usuário interno.” (Certo - CESPE/SERPRO/2013)
-
DETALHE MUITO COBRADO!
Transferência: Quando o documento passa do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Quando o documento passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Obs: Um documento pode passar direto do arquivo corrente para o arquivo permanente, também chamado de Recolhimento.
-
Teoria das Três Idades
A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento.
Corrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. E a única idade obrigatória pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente.
Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido. Jamais será eliminado, emprestado ou passará para fases anteriores.
Arquivo Corrente ----->TRANSFERÊNCIA----> Arquivo Intermediário----> RECOLHIMENTO----> Arquivo Permanente
>>Transferência: Quando o documento passa do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
>> Recolhimento: Quando o documento passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
>> Obs: Um documento pode passar direto do arquivo corrente para o arquivo permanente, também chamado de Recolhimento.
>> VALORES PRIMÁRIOS SÃO O CORRENTE E INTERMEDIÁRIO ( POIS AINDA TEM MUITOS USO )
>> VALOR SECUNDÁRIO É O ARQUIVO PERMANENTE