Comentário – Fax é a modalidade de comunicação que deve ser utilizada na transmissão e recebimento de assuntos oficiais de extrema urgência e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.
Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.
É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, ou seja, de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.
Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe (não é sempre que isso acontece, entendeu?).
Sobre o correio eletrônico, saiba que, nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental e para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente.
A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Não há estrutura definida para e-mail, entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. Resposta – Item certo
Prof. Albert Iglésia www.pontodosconcursos.com.br