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São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário:
• inspeção: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
• análise: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
• ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores;
• arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
Alternativa C
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Arquivamento - inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
Ordenação - disposição dos documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação em escaninhos classificados.
Análise – determinação sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. (Gabarito C)
Inspeção - procedimento da leitura do último despacho verificando se de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina pré-estabelecida.
Consulta - retirada do documento para fornecimento de informações.
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a) Inspeção – retirada do documento para fornecimento de informações. (CONSULTA)
b) Consulta – inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida. (ARQUIVAMENTO)
c) Análise – determinação sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. (CORRETA)
d) Arquivamento – disposição dos documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação em escaninhos classificados. (ORDENAÇÃO)
e) Ordenação – procedimento da leitura do último despacho verificando se de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina pré-estabelecida. (INSPEÇÃO)
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As fontes!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
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Vamos analisar os itens e definir seus conceitos:
Inspeção: procedimento da leitura do último despacho verificando se de fato, o documento destina-se
ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina pré-estabelecida.
Consulta: retirada do documento para fornecimento de informações.
Análise: determinação sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas
serão necessárias.
Arquivamento: inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
Ordenação: disposição dos documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de
ordenação em escaninhos classificados.
Gabarito do professor: Letra "C"
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Autores estudiosos em rotinas de arquivamento deixam claro que a fase de análise deverá preocupar-se com método e classificação a serem adotadas pela classificação.
Conforme Martins, a análise determina quais os códigos e referências serão atribuídos nos documentos.
Ainda de acordo com o autor, a fase de inspeção consiste na verificação de cada documento e seu destino.
Na fase de leitura/consulta, cada documento deve ser lido cuidadosamente lido a fim de verificar seu conteúdo.
Na fase de ordenação os documentos são dispostos dentro das pastas e estas dentro do arquivo.
A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos.
Pelo exposto, nada há que se alterar no gabarito oficial do referido concurso.
Em face da argumentação apresentada, a Comissão indefere o recurso e ratifica a questão
fonte: PARECER DA PROVA - UFC AUXILIAR 2016
http://www.ccv.ufc.br/newpage/conc/conc2016/edital144/
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GAB: C.
ARQUIVAMENTO (NA FASE CORRENTE)
Etapas:
a) INSPEÇÃO: Examinar o documento verificando o último despacho.
b) ANÁLISE: Estudo, classificação e codificação.
c) ORDENAÇÃO: Maneira como os documentos estão dispostos.
d) ARQUIVAMENTO: Guarda do documento.
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Q479125
Ano: 2014 Banca: FGV Órgão: COMPESA Prova: Assistente de Saneamento - Assistente de Gestão
Assinale a opção que indica a etapa de arquivamento que é caracterizada pelo processo de determinação da codificação sob a qual o documento será arquivado.
b)Análise. (GABARITO)
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As definições estão todas invertidas, não precisa nem ter estudado para responder essa questão basta fazer os paralelos entre as definições vai acabar encontrando a resposta.
VC QUER SE TORNAR UM EXPERT NOS ASSUNTOS OU PASSAR NA DROGA DE UM CONCURSO?
O IMPORTANTE É MARCAR O X NA RESPOSTA CERTA.
PASSE, DEPOIS APRENDER O QUE ESTIVER FALTANDO.