De acordo com Rousseau e Couture, são sete as funções arquivísticas: produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão.
A avaliação é feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (eliminação ou preservação permanente) da documentação arquivística.
A aquisição contempla a entrada de documentos nos arquivos correntes, intermediários e permanente. Refere-se ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento de arquivo.
conservação/preservação engloba os procedimentos relacionados à manutenção da integridade física e (ou) lógica dos documentos ao longo do tempo, em como as tecnologias que permitem o seu processamento e recuperação.
A classificação refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária e a elaboração de quadros de arranjo na fase permanente.
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus elementos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a qual se refere e às necessidades do usuário.
A difusão/acesso tem relação com a acessibilidade do documento. Não se restringe ao acesso, mas também a proliferação das informações contidas nos documentos.